Verstehen von Microsoft Teams PSTN-Anrufe und Konferenzen

Teams hat sich zum führenden Tool für die geschäftliche Zusammenarbeit auf dem Markt entwickelt. Unsere eigenen Untersuchungen haben ergeben, dass mehr als 70 % der großen Organisationen und 60 % der Unternehmen insgesamt das System nutzen. Teams bietet ein nahtloses Kommunikationserlebnis für Chat, Dateifreigabe und Video-/Audioanrufe mit anderen Teams-Benutzern. Wenn Sie jedoch einen Anruf an eine echte Telefonnummer tätigen möchten, wird die Sache etwas komplizierter.

Was ist PSTN?

Für die meisten von uns ist PSTN ein Begriff, den sie zwar gehört haben, über den sie aber nur sehr wenig wissen. PSTN steht für „Public Switched Telephone Network“ und wird manchmal auch als „Plain Old Telephone Service“ oder POTS bezeichnet. Es ist das normale Telefonnetz.

Digitale Tools wie Teams können mit Hilfe von Integrationstechnologien wie SIP-Trunks und einer IP-fähigen PBX (Private Branch Exchange) an das öffentliche Telefonnetz angeschlossen werden. Aber was Sie wirklich wissen müssen, ist, dass, wenn Sie eine Telefonnummer anrufen, dieser Anruf wahrscheinlich (irgendwann) über das öffentliche Telefonnetz geführt wird – unabhängig davon, ob Sie mit einem digitalen Gerät oder einem herkömmlichen Telefon anrufen.

Warum sind PSTN-Anrufe wichtig?

Die Möglichkeit, einen Telefonanruf zu tätigen, ist einer der am meisten unterschätzten (und am wenigsten beachteten) Kommunikationskanäle im modernen Geschäftsleben. Die drastische Verlagerung hin zur Telearbeit im Jahr 2020 hat die Bereitstellung des Zugangs zu geschäftlichen Telefonsystemen zu einer Herausforderung gemacht. Die Notwendigkeit, einen Anruf zu tätigen, ist jedoch ein wichtiger Aspekt der Kommunikation, den die meisten Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen völlig außer Acht lassen. Vor allem bei der Kommunikation mit externen Stakeholdern ist es wichtig, diese richtig zu gestalten.

Was Microsoft Teams als führendes Tool für die Zusammenarbeit auszeichnet, ist die Anzahl der Optionen, die Sie haben, um einen Standardtelefonanruf (PSTN-Anruf) über die Plattform zu tätigen. Im Folgenden erläutern wir diese Möglichkeiten und wie Sie noch heute mit Teams telefonieren können. Fangen wir an.

So richten Sie PSTN-Anrufe mit Teams ein

PSTN-Anrufe sind nicht standardmäßig in Ihrer Teams- oder Microsoft 365-Lizenz enthalten. Es gibt Microsoft-Optionen für die Integration dieser Funktion in Teams. Es gibt jedoch Alternativen von Drittanbietern, die Ihnen vielleicht besser dienen.

Option 1: Anwendungen übergreifend starten

Eine Reihe von Anruf-Apps, z. B. RingCentral, Cisco Jabber und Zoom, bieten alle PSTN-Anruffunktionen, die über Software-Overlays und Schnellstartoptionen von Teams aus zugänglich sind. Auf den ersten Blick ist dies eine einfache Lösung. Aber das ist keine echte integrierte Berufung.

Mithilfe von Cross-Launch-Apps können Sie einen Anruf von Teams aus einleiten, der jedoch von einer anderen Anwendung getätigt wird. Eingehende Anrufe klingeln nicht im Teams-Client, sondern in der Drittanbieter-App. Dies führt zu einem unzusammenhängenden Arbeitsablauf und verhindert integrierte Konferenzfunktionen. Es lohnt sich vielleicht, in begrenztem Umfang damit zu experimentieren, aber es ist keine Lösung, die wir empfehlen können.

Option 2: Microsoft-Telefonanlage und Anrufplan

Microsofts Lösung für PSTN-Anrufe mit Teams ist Telefonanlage und Anrufplan. Phone System ist eine Lizenzanforderung und ein Kontrollinstrument, das grundlegende Funktionen für die Anrufverwaltung bietet.

Die Telefonanlage ist das Tor zu allen Anrufen, die in Teams integriert werden, bietet aber selbst nicht viel. Die Telefonanlage ist im Lieferumfang von Microsoft 365 E5 enthalten, muss aber ansonsten separat erworben werden. Dieses Diagramm zeigt diese Optionen im Zusammenhang mit Direct Routing.

Schauen Sie sich unseren Blog über Microsoft Phone System an, wenn Sie mehr über Calling Plan, Phone System und das Telefonieren mit Teams erfahren möchten.

Um mit Teams Anrufe tätigen zu können, benötigen Sie Calling Plan – mit einer Reihe von Preis- und Minutenpaketoptionen, die sowohl Inlands- als auch Auslandsgespräche umfassen. Auch hier gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, diese Lösung zu erwerben. Weitere Informationen finden Sie im Blog unten.

Empfohlene Lektüre: Microsoft Teams Calling Plan Pricing Explained.

Anrufplan und Telefonanlage werden ein vollständig integriertes Ergebnis liefern. Sie erhalten eine föderierte Präsenz, eine Zentralisierung der Daten und ein einziges Tool für die gesamte Kommunikation. Das Problem bei dieser Lösung ist, dass die Telefonanlage kein ausgefeiltes Kontrollinstrument ist. Herkömmliche „Telefonsysteme“ in Unternehmen (man beachte die fehlende Großschreibung) steuern Anrufe mit einer PBX (Private Brand Exchange) und/oder SBC (Session Border Controller). Microsoft vergleicht die Telefonanlage mit einer Nebenstellenanlage, aber Sie erhalten nicht das gleiche Maß an Kontrolle. Zum Beispiel. Telefonanlage bietet nicht:

• Anrufaufzeichnung: Das kann ein Problem für die Einhaltung von Vorschriften und die Ausbildung sein.
• Berichterstattung über einzelne Anrufe: Dies kann die Kontrolle über einzelne Nutzer und deren Nutzung erschweren.
• Schlechte Verwaltung der Warteschlangen: Dies kann die Verwaltung einer großen Anzahl von Anrufen zu einer Herausforderung machen.

Grundsätzlich wird es Unternehmen schwer fallen, ihre bestehende Telefonanlage durch Microsoft Phone System zu ersetzen. Mit dieser Option können Sie PSTN-Anrufe tätigen und an Telefonkonferenzen teilnehmen, aber es ist unwahrscheinlich, dass Sie Ihr Kommunikationssystem vollständig vereinheitlichen können.

Option 3: Direkte Weiterleitung

Mit Direct Routing können Sie Teams in PSTN-Anrufe integrieren und ein voll funktionsfähiges Unternehmenstelefoniesystem bereitstellen. Dies bedeutet jedoch, dass man sich nicht nur auf Microsoft verlassen muss, um die Aufgabe zu bewältigen.

Realistisch betrachtet gibt es so viele Arten von „Direct Routing“, wie es Direct Routing-Anbieter gibt. Im Allgemeinen ist das Direct Routing jedoch erfolgreich:

• Vollständige PBX-Steuerung: Sie können die Anrufe von Teams wie eine normale Telefonanlage verwalten. Sie erhalten die Tools für Berichterstattung, Kostenkontrolle und Warteschlangenmanagement, die Sie für jede Anrufumgebung benötigen.
• Flexibilität bei Endgeräten und Handsets: Sie können Ihre vorhandene Hardware beibehalten, BYOD einführen und in die richtigen Tools für die Arbeit investieren. Microsoft Phone System beschränkt Ihre Auswahl auf unterstützte Endgeräte.
• Vereinheitlichte Kommunikation: Sie haben vollständigen Zugriff auf Anrufdatensätze und Kontakte, einen einzigen Anmeldepunkt für die gesamte Kommunikation und föderierte Präsenz auf allen Geräten und Kanälen.
• Geringere Kosten: Der richtige Anbieter kann Direct Routing zu geringeren Kosten als Microsoft Calling Plan anbieten.

Vollständige Offenlegung: Wir bieten eine dieser „Drittanbieter“-Lösungen an – Callroute – und können Sie in wenigen Minuten mit einem kostenlosen Kanal auf Lebenszeit einrichten und flexible Preise pro Kanal anbieten. Unser Tool wurde entwickelt, um Benutzern die Möglichkeit zu geben, ihr Telefonsystem durch Teams zu ersetzen und das Beste aus der geschäftlichen Zusammenarbeit zu machen. Nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie noch heute mit Teams telefonieren möchten.

Empfohlene Lektüre: Was ist Direct Routing?

So richten Sie PSTN-Konferenzen mit Teams ein

Unabhängig davon, welche Option Sie für allgemeine PSTN-Anrufe mit Teams gewählt haben, werden Konferenzanrufe auf die gleiche Weise durchgeführt – Sie benötigen lediglich eine Audiokonferenzlizenz. Auch dies ist in Microsoft 365 E5 enthalten, muss aber ansonsten separat erworben werden. Es gibt auch minutenweise bezahlte Optionen, aber es ist wahrscheinlich effektiver, eine Lizenz ab £3 pro Benutzer/Monat zu erwerben.

Eine Audiokonferenzlizenz ist nur für den Gastgeber der Konferenz erforderlich. Wenn es aktiviert ist, wird den Nutzern eine gebührenpflichtige (oder gebührenfreie) Nummer zugewiesen, über die sie sich von ihrem Telefon aus in das Meeting einwählen können. Wenn Sie über eine Direct Routing-Lösung verfügen, könnte dieser Anruf tatsächlich von Teams getätigt werden. In jedem Fall stellt es eine PSTN-Brücke zur Telefonkonferenz bereit.

Sobald die Option aktiviert ist, können Sie sie wie andere Besprechungskonfigurationen in Teams verwenden. Die Nutzer können der Konferenz über Teams oder einen Kalenderlink beitreten oder sich über die in der Einladung angegebene Nummer einwählen.

Empfohlene Lektüre: Informationen zu grundlegenden Konferenzen mit Microsoft Teams (und weitere Tipps zur Vereinheitlichung Ihrer Collaboration-Tools) finden Sie in unserem kostenlosen Handbuch – A Guide To Microsoft Teams.

Pro-Tipp: Wenn Sie über eine Direct Routing-Lösung und eine Audiokonferenzlizenz verfügen, können Benutzer „On-network Audio Conferencing“ einrichten. Bei entsprechender Konfiguration werden die Einwahlmöglichkeiten über Ihr eigenes Netz geleitet – das spart Kosten. Dies ist jedoch nur für interne Benutzer möglich, nicht für Einwahlnummern von Dritten.

Wie kann man heute schon anrufen?

Wenn Sie Ihr Standard-PSTN-Telefonsystem durch Teams ersetzen und Ihre Kommunikation auf einer einzigen Plattform für die Zusammenarbeit zentralisieren möchten, benötigen Sie Direct Routing. Damit können Sie von Teams aus PSTN-Anrufe tätigen und entgegennehmen, als würden Sie herkömmliche Endgeräte und Handsets verwenden. Das Hinzufügen einer Audiokonferenzlizenz ermöglicht dann die volle Flexibilität, externe Benutzer direkt anzurufen oder sie in breitere Teams-basierte Konferenzen einzubeziehen.

Teams hat das Potenzial, das einzige Kommunikationsinstrument zu sein, das Ihr Unternehmen benötigt. Um dies zu verwirklichen, müssen Sie jedoch voll funktionsfähige PSTN-Anruf- und Konferenzfunktionen integrieren. Direct Routing kann diese Lösung liefern. Sie müssen die für Sie geeignete Option wählen. Bei Callroute können wir Ihnen innerhalb von Minuten einen kostenlosen Kanal auf Lebenszeit zur Verfügung stellen. Sie müssen lediglich ein Teams-Nutzer sein und eine Microsoft Phone System-Lizenz besitzen – wir kümmern uns um den Rest, einschließlich Nummernportierung und 24/7-Kundensupport. Probieren Sie es kostenlos aus und erhöhen Sie dann die Anzahl der Kanäle, wenn Sie die Ergebnisse sehen.