Wie Unternehmen die Remote-Zusammenarbeit verbessern können

2020 mag das Jahr gewesen sein, in dem alles aufhörte, aber was unser Arbeitsleben betrifft, so hat uns die Gesundheitskrise in die Zukunft katapultiert. Während viele Unternehmen bis 2025 zumindest einen Teil der Arbeit aus der Ferne anstrebten, haben nun rund 72 % der Unternehmen den Wechsel vollzogen, und 66 % erwägen eine Neugestaltung des Arbeitsplatzes, um hybride Arbeitsformen zu ermöglichen.

Das mag sich wie ein Fortschritt anfühlen, aber bei zahlreichen Unternehmen, die buchstäblich über Nacht auf Fernzugriff umstellen mussten, verlief nicht jeder Wechsel reibungslos. Die Zusammenarbeit hat sich als besonders problematisch erwiesen, z. B. in Bezug auf folgende Punkte

• Ein um 75 % geringerer Zusammenhalt im Team
• 55 % der Arbeitnehmer haben mit einem Mangel an persönlicher Kommunikation zu kämpfen
• 40 % der Menschen berichten über eine Verschlechterung der psychischen Gesundheit
• Unzusammenhängende Kommunikation, da 84 % der Nutzer mindestens einmal pro Woche den Zugang zu Anwendungen verlieren

Da die Kommunikationsfähigkeiten die Organisationen prägen, sind die Manager natürlich sehr daran interessiert, diese Probleme zu überwinden. Glücklicherweise zeigt der Erfolg von Unternehmen wie Google, dass Fernarbeitsteams eher ein Segen als ein Fluch sein können, wenn sie gut gemacht sind. Die Frage ist, wie Sie diese Hürden überwinden können, um sich an der grünen Wiese Ihres Unternehmens zu erfreuen.

Schritt 1: Verlagerung der Zusammenarbeit in die Cloud

Viele Rückschläge bei der Zusammenarbeit sind auf eine Sache zurückzuführen – schlechte Integrationen. Für viele Teams hat die Geschwindigkeit, mit der Remote-Arbeit notwendig geworden ist, dazu geführt, dass sie weiterhin veraltete Systeme verwenden, und das macht sich bemerkbar. Aber es gibt keinen Grund, in dieser Situation zu verharren, vor allem nicht, wenn cloudbasierte Tools für die Remote-Zusammenarbeit die Arbeitswelt im Sturm erobern.

Plattformen wie Microsoft Teams sind heute das Herzstück zahlreicher Remote-Operationen, und ihre Cloud-Funktionen spielen eine unbestreitbare Rolle bei der Vereinfachung der Kommunikation. All dies ist kaum überraschend, wenn man bedenkt, dass Cloud Computing im Kern so ziemlich alles bietet, was für eine erfolgreiche Fernkommunikation notwendig ist, einschließlich:

1. Erreichbarkeit
2. Vereinfachte Kommunikation
3. Skalierbarkeit des Unternehmens
4. Integrationen in Echtzeit

Dies sind Vorteile, die Sie bei einer langsamen Kommunikation über ungesicherte und weitgehend unüberwachte E-Mail-Konten einfach nicht finden werden. Auch außerhalb des Bereichs der Zusammenarbeit macht die Cloud von sich reden, wobei Anwendungen wie Office 365 (um nur eine zu nennen) in diesem Jahr ein erstaunliches Wachstum von 21 % verzeichnen. Es lässt sich einfach nicht leugnen, dass die Cloud im Moment eine zentrale Rolle spielt.

Strategien zur Hilfe

Die gute Nachricht ist, dass Sie wirklich die Qual der Wahl haben, wenn es darum geht, zu welcher Cloud Sie migrieren möchten. Aber wie wir später noch sehen werden, ist eine so große Auswahl nicht immer eine gute Sache. Die übereilte Einführung zu vieler Cloud-basierter Tools kann die unzusammenhängende Kommunikation sogar noch verschlimmern.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie es gleich beim ersten Mal richtig machen. Die Migration mag zwar nicht mehr so extrem sein wie früher, aber die Verlagerung Ihrer gesamten Unternehmensinfrastruktur ist immer noch ein riskantes Unterfangen, und zu viele Tools erhöhen nur das Risiko von Rückschlägen, da Daten und Kommunikation in viele verschiedene Richtungen laufen. Um sicherzustellen, dass Sie dies richtig machen, ist es daher von grundlegender Bedeutung, dass Sie wesentliche Dinge berücksichtigen, wie zum Beispiel:

• Ihr Team (Alter, Bedürfnisse, Standort, usw.)
• Ihre derzeitigen Arbeitsabläufe (insbesondere die von Ihnen verwendeten Tools)
• Ihre vorhandenen Daten
• Ihre zukünftigen KPIs (insbesondere in Bezug auf die Cloud)

Schritt 2: Vereinfachung des Zugangs und Konsolidierung der Arbeitsabläufe

Richtig eingesetzte Tools für die Zusammenarbeit können die Produktivität um 32 % steigern, und die Cloud spielt dabei sicherlich eine große Rolle. Dieses Jahr hat jedoch zu einer Art Kollaborationswettstreit geführt, da die Unternehmen versuchen, die umfassendsten Remote-Lösungen zu implementieren, oft mit einem One-of-many-Ansatz. Das ist ein Fehler, den viele Teams ausbaden müssen.

Zu viele Tools führen nicht nur zu einer unzusammenhängenden Kommunikation, die zu Frustration und Verzögerungen führt, sondern auch zu den von 84 % der Mitarbeiter angegebenen Zugangsproblemen. Im Vergleich dazu kann ein zentrales, gut implementiertes Tool dafür sorgen, dass Ihr Team genauso einfach kommunizieren kann wie im Büro.

Das Problem ist, dass nur wenige Tools ein komplettes Paket für die Zusammenarbeit bieten. Zoom eignet sich z. B. hervorragend für Videokonferenzen, bietet aber keine ausgefeilten Chat- oder Dateifreigabefunktionen. Dropbox ist perfekt für die gemeinsame Nutzung von Dateien, aber kaum für etwas anderes. Die Vereinfachung besteht also vor allem darin, das umfassendste Paket zu wählen und sich um die Verbesserung der angebotenen Funktionen zu bemühen.

Empfohlene Lektüre: Ist es möglich, nur ein Collaboration-Tool für Unternehmen zu verwenden?

Strategien zur Hilfe

Letztlich beruhen Vereinfachung und Konsolidierung auf der Konzentration auf ein einziges Instrument. Um zu entscheiden, welche davon Ihre Stimme erhalten sollen, sollten Sie auf die wichtigsten Punkte achten:

• Die Plattformen, die Sie bereits nutzen
• Anpassungsfähige Lösungen
• Die Möglichkeit der Erweiterung und Verbesserung

Insbesondere Microsoft Teams bietet umfassende Lösungen für eine Vielzahl von Anforderungen, vor allem dank der Integration mit grundlegenden Funktionen wie Office 365. Dies ist ein Vorteil, der Teams zum beliebtesten Tool auf dem Markt macht, mit 145 Millionen täglich aktiven Nutzern im ersten Quartal 2021 und 60 % der Unternehmen, die berichten, dass sie es nutzen, oft auf einer Ein-Tool-Basis.

Schritt 3: Integration der Telefonie und Investition in Unified Communications

Letztendlich zielten alle Ihre bisherigen Bemühungen auf ein Ziel ab – eine einheitliche Kommunikation. Erst wenn Sie dies erreicht haben, können Sie und, was noch wichtiger ist, Ihr Team von der zentralen Einfachheit des Zugangs und der Zusammenarbeit profitieren, die wir im Jahr 2021 brauchen.

Die meisten Kollaborationstools arbeiten in gewisser Weise in diese Richtung, insbesondere integrative Optionen wie Teams. Aber die große Mehrheit hat einen entscheidenden Nachteil: die Telefonie. Es scheint, dass moderne Anwendungen einfach zu sehr auf die „zukünftige“ Kommunikation wie Video ausgerichtet sind, ohne zu berücksichtigen, dass Anrufe immer noch eine große Rolle für den Erfolg spielen. Zum einen geben 56 % der Kunden immer noch an, dass dies ihre bevorzugte Form der Kommunikation ist, und sie sind nicht die einzigen. Auch für die Mitarbeiter ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie innerhalb kürzester Zeit zum Telefon greifen und eine Verbindung herstellen können.

Natürlich kann man nicht behaupten, dass moderne Lösungen die Anrufe gänzlich überflüssig machen. Auch hier hebt sich Microsoft Teams von den anderen ab, wenn es um Anrufoptionen und die potenzielle Ausgereiftheit dieser Lösungen geht.

Wie man anfängt

Verschiedene Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen bieten unterschiedliche Optionen für PSTN-Anrufe an. Auch hier ist Teams das Werkzeug mit den meisten Optionen, und wir können dies als Beispiel dafür nehmen, worauf man achten sollte.

• Cross-Launch-Apps: Diese bieten Cross-Launch-Funktionen von Teams und PSTN-Anruffunktionen – zum Beispiel RingCentral und Cisco Webex. Im Allgemeinen bietet diese Option eine einfache Einrichtung, aber sie ist nicht integriert und keine echte Unified Communications – sie ist nur ein weiteres Tool für die geschäftliche Zusammenarbeit, das Arbeitsabläufe verkompliziert.
• Microsoft Calling Plan und Telefonanlage: Dies ist die hauseigene Lösung von Microsoft und eine willkommene Ergänzung im Vergleich zu anderen Tools wie Slack, die diese Option überhaupt nicht haben. Microsoft bietet jedoch nicht alle Möglichkeiten, die Sie benötigen, um Ihr bestehendes Unternehmenstelefonsystem durch Teams zu ersetzen, indem Sie die hauseigene Integrationslösung nutzen. Sie hat:
  • Begrenzte Fähigkeiten. Keine Anrufaufzeichnung, fähigkeitsbasierte Weiterleitung oder verwaltete Anrufwarteschlangen
  • Begrenzte Berichtsfunktionen und Kundenbetreuung
  • Eine begrenzte Auswahl an kompatiblen Geräten
• Direkte Weiterleitung : Hierbei handelt es sich um eine Option eines Drittanbieters, die Microsoft Teams direkt mit Ihrem PSTN-Anbieter integriert und den Zugriff auf ein komplettes Unternehmenstelefonsystem aus Teams heraus ermöglicht. Da die Benutzer durch einfaches Einloggen von jedem Gerät aus auf jede Geschäftsnummer zugreifen können, hebt sich diese Lösung deutlich von anderen ab, wenn es um Vereinheitlichung geht, und das bei geringen Kosten.

Wenn Sie Ihr Tool für die geschäftliche Zusammenarbeit um Anrufe erweitern möchten, ist Direct Routing die beste Wahl. Es bietet die nötige Raffinesse, um Ihr bestehendes Telefonsystem durch Teams zu ersetzen, die Gesamtkosten für die Infrastruktur zu senken und gleichzeitig eine einheitliche Kommunikationsplattform bereitzustellen, mit der Sie die Remote-Zusammenarbeit verbessern und rationalisieren können. Die Herausforderung beim Direct Routing liegt in der Komplexität des Einstiegs – aber das muss nicht sein.

Empfohlene Lektüre: Direkte Weiterleitung für Microsoft Teams.

Callroute und Teams sorgen für verbesserte Zusammenarbeit in wenigen Minuten

Die Umstellung auf die Fernsteuerung ist eine erhebliche Umstellung, und wir haben sicher nicht erwartet, dass sie so schnell zur „neuen Normalität“ wird. Da wir nun hier sind, ist es an der Zeit, die Gründe für eine funktionierende Remote-Zusammenarbeit zu ergründen, die es uns ermöglicht, das Heu zu machen, während die Sonne nicht scheint.

Letztendlich hängt eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit davon ab, welche Tools Sie verwenden und wie Sie diese an Ihrem Arbeitsplatz einsetzen. Weniger Tools, die mehr leisten, und das in der Cloud, sind derzeit die absolute Spitze der reibungslosen Kommunikation. Nach Ansicht von Unternehmen, die sich im Aufschwung befinden, ist Teams das richtige Werkzeug für diese Aufgabe, insbesondere in Verbindung mit den richtigen Telefonielösungen.

Callroute hat eine einzigartige Direct Routing-Lösung entwickelt, die es Unternehmen ermöglicht, Anrufe in wenigen Minuten in Microsoft Teams zu integrieren. Wir haben unser Angebot drastisch vereinfacht, indem wir sowohl der PSTN-Carrier als auch der Direct Routing-Integrationsanbieter sind.

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