Unified Communications (UC) ist ein Begriff, der durch die soziale Distanzierung und die Telearbeit wiederbelebt wurde. Unternehmen aller Art kämpften im Jahr 2020 damit, Remote-Zusammenarbeit und Remote-Zugriff zu ermöglichen und BYOD-Strategien (Bring-Your-Own-Device) in die Arbeitsplatzkommunikation zu integrieren. Für das Jahr 2021 und darüber hinaus werden effektivere und nachhaltigere Strategien benötigt, und UC steht dabei im Mittelpunkt – eine Tatsache, die bereits 48 % der Unternehmen dazu veranlasst hat, ihre Bemühungen um Unified Communications zu verstärken.
Vereinfacht ausgedrückt ist UC ein System, in dem alle Kommunikationskanäle (Chat, Dateifreigabe, Telefonanrufe, Videokonferenzen, E-Mail und mehr) in einer einzigen Plattform integriert sind. Die Lösung geht über die üblichen Tools für die geschäftliche Zusammenarbeit hinaus und ermöglicht die interne und externe Zusammenarbeit an einem Ort, vereinfacht den Zugriff und beschleunigt die Arbeitsabläufe.
Zunächst ist anzumerken, dass voll funktionsfähige Anrufe (zu und von echten Telefonnummern) einer der am schwierigsten zu integrierenden Kanäle für digitale Kommunikationstools sind, die von Software für die Zusammenarbeit in Unternehmen bereitgestellt werden. Wenn man jedoch die richtigen Entscheidungen trifft, ist ein nahtloses Ergebnis ohne kostspielige Vorabinvestitionen möglich.
Im Folgenden wird erläutert, warum UC für die Remote-Zusammenarbeit und das hybride Arbeiten so wichtig ist und wie Sie am effektivsten zu einer vollständigen Unified Communications-Strategie übergehen können. Fangen wir an!
Was ist eine Unified Communications-Strategie?
Laut dem Gartner-Glossar ist Unified Communications „…Ausrüstung, Software und Dienstleistungen, die mehrere Unternehmenskommunikationskanäle bereitstellen und kombinieren, wie z. B. Sprache, Video, persönliche und Teamnachrichten, Voicemail und Content Sharing“.
UC-Lösungen (oder Unified Communications and Collaborations), die oft in die Collaboration-Tools integriert sind, die seit Beginn der Gesundheitskrise einen 400-prozentigen Anstieg des Datenverkehrs verzeichnen, sind konzeptionelle Rahmenwerke, die darauf abzielen, alle Kommunikationskanäle in einer einzigen Plattform zusammenzuführen. Konkret bedeutet eine gut umgesetzte UC-Strategie, dass die Anbieter von folgenden Funktionen profitieren können:
- Hochwertige Audio- und Videoqualität
- Bildschirmfreigabe
- Transkription der Sitzung
- Rauschunterdrückung und Stummschaltung
- Sprachliche Übersetzung
- Und mehr, alles von einer einheitlichen Plattform aus
Vor allem zielt UC darauf ab, die Lücken und Silos zu überbrücken, die durch die derzeitigen One-of-many-Collaboration-Lösungen entstanden sind, auf die sich zahlreiche Unternehmen verlassen, insbesondere im Hinblick auf die Telefonieanforderungen, die bei Geschäftsanwendungen in Vergessenheit geraten zu sein scheinen. UC-Technologien wie SIP-Telefonie und WebRTC zielen vor allem darauf ab, eine multimediale Kommunikation mit Anrufen im Mittelpunkt zu ermöglichen, so dass auch weit entfernte Teams intern und extern unkompliziert in Echtzeit kommunizieren können.
Was Sie mit Unified Communications erreichen können
Gegenwärtig glauben 86 % der Unternehmer, dass Probleme am Arbeitsplatz eine direkte Folge unzureichender Kommunikationsmittel sind. In diesem Sinne ist es nicht schwer zu erkennen, was UC auf den Tisch bringt. Schließlich ist das Geschäft heute wettbewerbsintensiver denn je, und Unternehmen, die sich trotz der langen Wege um eine Vereinfachung der Prozesse bemühen, haben keine Chance.
Glücklicherweise kann UC durch die Integration und Vereinfachung der Kommunikation über alle Kanäle – von Audiokonferenzen über Instant Messaging bis hin zu Telefonsystemen – Unternehmen im wahrsten Sinne des Wortes über Wasser halten und darüber hinaus eine Reihe weiterer bemerkenswerter Vorteile bieten, darunter:
- Verbesserte Produktivität
- Organisatorische Agilität
- Günstigere Infrastrukturen
- Verbessertes Benutzererlebnis
- Rationalisierte Abläufe
- Einfacher Zugang für entfernte Teams
Da sich die meisten Kollaborationsdienste auf das eigene Haus konzentrieren, ist diese Erleichterung besonders wichtig, um kontinuierliche externe Prozesse zu ermöglichen. Die Möglichkeit, externe Echtzeit-Anrufe zu tätigen, fehlt in den Standardversionen selbst der ausgefeiltesten Collaboration-Tools wie Microsoft Teams. Dies ist ein erheblicher Rückschlag, wenn man bedenkt, dass 56 % der Kunden immer noch Anrufe als bevorzugte Kommunikationsmethode angeben, und das, bevor wir die Komplikationen berücksichtigen, die ein Mangel an externen Anrufmöglichkeiten für die Zusammenarbeit mit Lieferanten und dergleichen mit sich bringen kann. UC-Strategien helfen Ihnen, all diese Probleme zu überwinden.
Wie man eine Unified Communications-Strategie umsetzt
Während der Nutzen der UC klar auf der Hand liegt, ist die Umsetzung eine andere Sache. Glücklicherweise wird das Aufkommen von 5G viele der UC-Rückschläge beseitigen, die die Unternehmen bisher in Schach gehalten haben. Aber ein verbessertes Internetprotokoll allein wird Sie nicht zu der UC-Strategie führen, die Sie brauchen.
Realistischerweise gibt es nicht nur einen Weg“, eine UC-Strategie umzusetzen. Es ist möglich, in ein von Grund auf maßgeschneidertes System zu investieren. Es ist jedoch viel einfacher, mit den Tools zu beginnen, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen, und kreative Wege zu finden, dieses System in eine UC-Strategie zu integrieren.
Von Business Collaboration zu Unified Communications
Die meisten Tools für die geschäftliche Zusammenarbeit bringen Sie auf dem Weg zu einer UC-Plattform ein gutes Stück weiter. Sie erhalten einen internen Chat, Audio-/Videokonferenzen, Dateifreigabe und mehr. Es gibt nicht viele Möglichkeiten der externen Zusammenarbeit – aber es gibt Möglichkeiten, das zu ändern. Durch die Konsolidierung um ein einziges Tool und die Ergänzung dieses Tools durch zusätzliche Kanalintegration ist es möglich, über die Zusammenarbeit hinauszugehen und relativ einfach eine einheitliche Kommunikation zu erreichen.
Wir empfehlen Microsoft Teams als die beste Option für Unternehmen. Es ist nicht das einzige Tool für die Zusammenarbeit, aber es ist aus mehreren Gründen ein guter Ausgangspunkt für UC:
- Teams bietet eine voll funktionsfähige Schnittstelle für die geschäftliche Zusammenarbeit, die nur von wenigen anderen Tools übertroffen wird – ein Beweis dafür sind die 145 Millionen täglich aktiven Nutzer, die sich derzeit daran erfreuen.
- Teams verfügt über eine aktive und wachsende Anzahl von App-Integrationen in AppSource, die die Plattform noch nützlicher machen.
- Die weite Verbreitung von Teams(mehr als 60 % der Unternehmen setzen es ein) macht es einfacher, das Tool für die externe Zusammenarbeit zu nutzen, und die meisten Ihrer Benutzer werden bereits Erfahrung mit der Plattform haben.
- Teams bietet eine einfache Integration mit Microsoft Outlook, so dass Sie E-Mails von Anfang an in Ihren UC-Stack integrieren können.
- Teams bietet eine Reihe von ausgefeilten Telefonie-Integrationen, die es ermöglichen, die so wichtigen Anruffunktionen einzubinden, die bei Tools für die geschäftliche Zusammenarbeit im Allgemeinen fehlen.
Wenn Sie sich für ein anderes Tool entscheiden, müssen Sie sicherstellen, dass die Integration von Anrufen möglich ist und dass es ausreichende Chat-Funktionen bietet, damit Sie nicht am Ende ein anderes Tool verwenden müssen, um diese Lücke zu füllen. Slack bietet zum Beispiel großartige Chat-Funktionen, aber nur begrenzte Anrufintegrationen. Zoom hat Audiopläne, mit denen Sie Standardtelefonanrufe tätigen können, aber schwache Chat- und Dateifreigabefunktionen. Obwohl beides großartige Tools für die Zusammenarbeit sind, sind beide keine idealen Kandidaten für UC.
Empfohlene Lektüre: Was ist das beste Tool für die Zusammenarbeit im Unternehmen?
Hinzufügen von Anrufen zu Teams
Die Investition in die richtige Telefonielösung ist entscheidend für UC. Sie müssen nicht nur in der Lage sein, PSTN-Anrufe (Public Switched Telephone Network) zu tätigen – also Anrufe zu und von Telefonnummern -, sondern Sie benötigen auch ausgefeilte Anrufverwaltungsfunktionen, die von herkömmlichen Unternehmenstelefonsystemen bereitgestellt werden, um dieses Telefonsystem tatsächlich zu ersetzen und die Kommunikation zu vereinheitlichen.
Auch hier ist die Telefonie eine potenzielle Stärke von Microsoft Teams, aber nur, wenn Sie die richtigen Entscheidungen treffen. Die Standardanrufoption für Teams ist Microsoft Calling Plan und Microsoft Phone System. Mit dieser Lösung können Sie zwar Anrufe tätigen, sie kann jedoch eine herkömmliche PBX (Private Branch Exchange) nicht ersetzen, da sie keine Anrufaufzeichnung, kein ausgeklügeltes Warteschlangenmanagement und kein individuelles Reporting bietet.
Empfohlene Lektüre: Wenn Sie mehr über die Unzulänglichkeiten von Microsoft Calling Plan und Phone System erfahren möchten, lesen Sie unseren Blog – Microsoft Phone System Reviewed.
Die Antwort auf Anrufe mit Teams ist Direct Routing. Diese Lösung sieht die vollständige Integration einer digitalen Telefonanlage in Teams vor und bietet umfassende Anruffunktionen innerhalb einer optimierten Lösung. Bei Callroute haben wir den Prozess des Direct Routing mit Teams vereinfacht, indem wir auch der PSTN-Betreiber sind. Dadurch können wir die Integration vorkonfigurieren und den Einführungsprozess von Tagen auf buchstäblich Minuten beschleunigen. Wir bieten Ihnen außerdem einen kostenlosen Kanal auf Lebenszeit, eine flexible und bedarfsgerechte Preisgestaltung sowie eine garantierte Qualitätskontrolle und Unterstützung.
Empfohlene Lektüre: Wenn Sie wissen möchten, wie Direct Routing im Vergleich zu anderen Lösungen auf dem Markt abschneidet, lesen Sie unseren Blog Direct Routing for Microsoft Teams.
Aufbau einer zukunftssicheren Strategie für die Zusammenarbeit
Kommunikation und Zusammenarbeit sind von zentraler Bedeutung für den Geschäftserfolg. Sie brauchen ein System, das den Anforderungen moderner Arbeitsabläufe gerecht wird und mit Ihrem Unternehmen auf kompatible und nahtlose Weise mitwächst.
Callroute und Teams bieten diese Vorteile in Hülle und Fülle und verschaffen Ihnen Zugang zur vielleicht schnellsten UC-Anwendung, die derzeit auf dem Markt ist. Wenn Sie bereits über Teams verfügen, verwandelt das Hinzufügen von PSTN-Anrufen zu Teams das beste Tool für die geschäftliche Zusammenarbeit auf dem Markt in eine vollständige UC-Plattform. Durch das Angebot des Komplettpakets ermöglichen wir Ihnen, noch heute kostenlos zu starten , ohne bestehende Beziehungen zu Kommunikationsanbietern zu beeinträchtigen.
