Telefonanrufe mit Microsoft Teams

Inhaltsübersicht

Sie haben 3 Optionen, welche ist die beste?

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, mit Microsoft Teams zu telefonieren:

  1. Führen Sie interne „Teams-zu-Teams“-Anrufe: Mit Teams können Sie andere Teams-Benutzer in Ihrem Unternehmen auf einfache Weise anrufen. Klicken Sie auf die Kontaktinformationen und rufen Sie sie an.
  2. Anrufen mit einer anderen App: Anwendungen von Drittanbietern können von Teams aus schnell gestartet werden, so dass Sie externe Telefonnummern anrufen können. Obwohl Sie diese Anrufe von Teams aus initiieren können, werden sie nicht wirklich mit Teams vermittelt – mehr zu diesem Problem später.
  3. Verwenden Sie Teams, um jeden anzurufen: Sowohl Microsoft als auch Drittanbieter bieten Optionen an, die Teams mit dem Telefonnetz verbinden – so können Sie Teams wie ein normales Telefonsystem verwenden. Wenn Sie ein einheitliches und integriertes Kommunikationssystem wünschen, ist dies die richtige Lösung für Sie.

Die Kommunikation mit anderen Teams-Benutzern ist das, wofür Teams entwickelt wurde. Mit einer kleinen Zusatzinvestition können Teams jedoch in eine voll funktionsfähige Telefonanlage umgewandelt werden.

Zentralisierte Kommunikationsmittel verbessern die Zusammenarbeit, vereinfachen die Infrastruktur und steigern die Effizienz. Wir werden die Grundlagen der Team-to-Teams-Anrufe erläutern und anschließend die Optionen für Anrufpläne, die anspruchsvollere Lösungen bieten, entmystifizieren.

Fangen wir an!

Anruftyp 1: Anruf von Team zu Team

Das Anrufen anderer interner Teams-Benutzer ist einfach und kann von jedem Gerät aus erfolgen, auf dem Teams installiert ist. Über die Registerkarten „Anrufe“, „Chat“ oder „Teams“ können Sie einen Anruf von Team zu Team tätigen, so dass Sie ganz einfach zwischen Messaging, Dateifreigabe, Anrufen, Konferenzen und Videoanrufen wechseln können.

Anmerkung: Wenn Sie speziell daran interessiert sind, externe Anrufe zu tätigen (PSTN, Direct Routing oder PBX-Funktionen), können Sie mit mit „Anruftyp 2“ fortfahren. .

Was ist das Gute an dieser Option?

Wenn Ihr gesamtes Unternehmen Teams verwendet, kann diese Art von Anruf für die interne Kommunikation genutzt werden. Es fallen keine zusätzlichen Kosten oder Lizenzen an, da alles in der Version von Microsoft Teams enthalten ist, die Sie derzeit verwenden.

Was diese Option nicht bietet:

Team-zu-Team-Anrufe sind nicht für die externe Kommunikation vorgesehen. Zu den Beschränkungen gehören:

  • Jeder braucht Teams: Teams ist das beliebteste Tool für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Unsere eigenen Untersuchungen zeigen, dass 60 % der Unternehmen die Plattform nutzen. Aber sie ist nicht universell. Beyond the hassle of adding external collaborators to your internal environment, not everyone will have Teams in the first place.
  • Begrenzte Analyse- und Anrufverwaltungsfunktionen: In Umgebungen mit hohem Anrufaufkommen gibt es viele Betriebs- und Berichtsfunktionen, die bei Team-to-Teams-Anrufen einfach nicht vorhanden sind. So gibt es beispielsweise keine Bedienerkonsole, kein Callcenter-Dashboard, kein kompetenzbasiertes Routing und keine Echtzeitberichte.
  • Es gibt keine Telefonnummer: Dies ist darauf zurückzuführen, dass jeder ein Team braucht. Im Grunde genommen haben Sie keine Telefonnummer, die jemand zurückrufen kann. Dazu muss man Teams nutzen und sicherstellen, dass es richtig eingesetzt wird.

Wer sollte diese Entscheidung treffen?

Teams-to-Teams-Anrufe können die gesamte Anruffunktionalität sein, die ein kleines Unternehmen von Teams benötigt, und diese Art von Anrufen hat an den meisten Arbeitsplätzen ihren Platz. Es ist nützlich für die schnelle interne Kommunikation, aber es funktioniert nicht für externe Anrufe. Größere Unternehmen und alle, die im Vertrieb oder im Kundendienst tätig sind (oder in anderen Bereichen, die viele externe Anrufe erfordern), benötigen eine bessere Lösung.

Anruftyp 2: Anrufen mit einer anderen Anwendung

Wenn Sie einen externen Anruf mit Teams tätigen möchten, benötigen Sie etwas Unterstützung. Wenn man sich zum ersten Mal damit befasst, gibt es einige attraktive Abkürzungsmöglichkeiten. Anwendungen wie Cisco Jabber, Webex, RingCentral und Zoom (neben anderen) verfügen alle über externe Anrufoptionen und bieten Software-Overlays, um diese Produkte schnell von Teams aus zu starten.

Diese Lösungen können ziemlich ausgeklügelt sein. Wie diese Werkzeuge in Teams funktionieren, hängt auch von der Anwendung ab. Cisco Jabber bietet Ihnen zum Beispiel eine Standard-Wähltastatur, die den Direct Routing-Optionen, die wir im nächsten Abschnitt besprechen werden, sehr ähnlich ist, während Zoom Schnellstarts von „Teams“-Seiten aus ermöglicht.

Was es kostet:

Es fallen keine zusätzlichen Kosten für Microsoft an. Die Gesamtkosten hängen jedoch ganz von der von Ihnen gewählten Anwendung ab. Der Zoom Audio Plan zum Beispiel beginnt bei 100 Dollar pro Monat als Guthaben für einen ziemlich komplexen Minutenpreisplan. Cisco Webex hingegen hat einen recht überschaubaren Preis pro Benutzer/Monat, der bei £11,25 pro Monat beginnt und je nach Anzahl der Benutzer variiert.

Was ist das Gute an dieser Option?

Dies ist eine einfache Lösung (zum Einrichten), bei der alles in der Cloud bleibt. Wenn Sie bereits eine dieser anderen Anruf-Apps verwenden, können Sie den Zugriff von Teams aus etwas bequemer gestalten, indem Sie In-App-Overlays verwenden.

Was diese Option nicht bietet:

Das Problem mit der In-App-Overlay-Option ist, dass es sich nicht um eine integrierte oder einheitliche Kommunikation handelt. Im Grunde handelt es sich dabei nur um ein startübergreifendes Overlay, das den Wechsel von einer Anwendung zur anderen erleichtert. Obwohl sie hilfreich ist, lässt sie mehrere Probleme unbehandelt.

  • Nahtlose Erfahrung: Um diese Tools von Drittanbietern in Teams zu verwenden, müssen Sie einen Umweg in Kauf nehmen: Sie müssen auf ein bestimmtes Symbol klicken oder die App auf eine bestimmte Weise starten. Wenn Sie einfach versuchen, jemanden anzurufen (unter Verwendung der Standard-Teams-Optionen), werden Sie keinen PSTN-Anruf (Public Switched Telephone Network) tätigen. Das kann es auch schwierig machen, eine Team-to-Teams-Konferenzschaltung zu erweitern, um jemanden über das öffentliche Telefonnetz einzubeziehen.
  • Benutzer-Konsistenz: Sie verwenden eine andere Anwendung. Das bedeutet, dass alle eingehenden Anrufe nicht den Teams-Client, sondern die Drittanbieter-App anrufen. Es kann vorkommen, dass ein Nutzer nicht einmal einen Rückruf auf dem Gerät erhält, auf dem er ihn ursprünglich getätigt hat.
  • Zentralisierung: Wenn Sie mehr als eine App verwenden, können Sie weder die Speicherung noch den Zugriff zentralisieren. Es ist wahrscheinlich, dass Kontaktlisten und Anruflisten auf verschiedene Anwendungen verteilt werden, was die Nachverfolgung der Nutzung erschwert und zu einem unzusammenhängenden Erlebnis für die Nutzer führt.
  • Föderierte Präsenz: Die Möglichkeit, Statusmeldungen innerhalb von Tools für die geschäftliche Zusammenarbeit einzustellen, hat die Art und Weise, wie wir über Entfernungen hinweg kommunizieren, verändert. Unified-Communication-Lösungen bündeln diese Anwesenheitsmeldungen über alle Plattformen hinweg und machen sie so noch effektiver. Cross-Launch-Overlays bringen diese Informationen nicht rüber.

Wer sollte diese Entscheidung treffen?

Wenn Teams nicht Ihre Hauptplattform für die Zusammenarbeit ist, könnte dies ein einfacher Gewinn sein. Dies kann die Verwendung beider Anwendungen und den Wechsel zwischen beiden bei Bedarf erleichtern. Aber lassen Sie sich nicht einreden, dass es sich um echte Integration handelt – das ist es nicht. Und Sie sollten sich fragen, ob Sie überhaupt mehr als ein Werkzeug verwenden wollen. Wenn Sie eine einheitliche Kommunikation (und die damit verbundenen Vorteile) wünschen, benötigen Sie eine andere Lösung.

Anruftyp 3: Mit Teams können Sie jeden anrufen

Microsoft Phone System ist das Tor zu allen echten Telefonie-Funktionen mit Microsoft Teams. Die Telefonanlage ist im Microsoft/Office 365 E5-Tarif enthalten, muss aber als Add-on für die E1- und E3-Tarife erworben werden. £6 pro Benutzer/Monat. Für die Microsoft 365 Basic-, Standard- und Premium Business-Tarife muss die Telefonanlage als Teil des Microsoft 365 Business Voice-Pakets erworben werden. Dazu später mehr.

Nach der Einrichtung sehen die Benutzer auf der Registerkarte „Anrufe“ von Teams die Option „Eine Nummer wählen“ und einen Nummernblock, können aber keine externen Anrufe mit Teams tätigen. Die Telefonanlage kann so konfiguriert werden, dass sie für registrierte Microsoft-Telefone einige PBX-Funktionen (Private Branch Exchange) bereitstellt. Aber es ist wirklich nur eine Voraussetzung für die beiden Optionen, um integrierte PSTN-Anrufe mit Teams zu tätigen.

Option 1: Microsoft-Anrufplan

Der Microsoft Calling Plan ist die Standardlösung von Microsoft für PSTN-Anrufe mit Teams. Es ist eigentlich die zweite Hälfte von Phone System und die einzige Option, die Microsoft für Anrufe anbietet. Einfach gesagt, Calling Plan nimmt die grundlegenden PBX-Funktionen von Phone System und fügt PSTN-Konnektivität hinzu.

Was es kostet:

Die Preise für den Microsoft Calling Plan richten sich nach der Nutzung, der Größe Ihres Unternehmens und Ihren vorhandenen Lizenzen. Die Preise für den Microsoft 356 Inlandsgesprächstarif beginnen bei 4,50 € pro Nutzer und Monat für 120 Minuten und steigen auf 9,00 € pro Nutzer und Monat für 1200 Minuten. Der internationale Tarif beginnt bei 18,10 € pro Nutzer/Monat. Beide Kosten kommen zu den 6 £ pro Benutzer/Monat für eine Telefonanlagenlizenz hinzu.

Kleine Unternehmen in UK können den Microsoft Calling Plan im Microsoft 365 Business Voice Paket für £12 per-user/per-MonatTerhalten. Dies bietet ein Bundle bestehend aus der Phone System Lizenz mit einem Calling Plan, aber ist limitiert auf 300 Benutzer. Es ist erwähnenswert, dass die Telefonanlage unabhängig von Business Voice für 7,50 € pro Benutzer/Monat erworben werden kann, allerdings nur über einen Partner-Wiederverkäufer.

Was ist das Gute an dieser Option?

Mit Microsoft ist es einfach, alles zu konsolidieren. Sie können mit jedem Kontakt aufnehmen – unabhängig davon, ob er ein Teams-Benutzer ist oder nicht – und Sie erhalten eine bestimmte Telefonnummer, unter der man Sie zurückrufen kann.

Was diese Option nicht bietet:

Obwohl Microsoft die Telefonanlage mit einer Nebenstellenanlage vergleicht, bietet sie nicht wirklich die volle Funktionalität, die man von einer Nebenstellenanlage erwarten würde – und daran ändert auch der Anrufplan nichts. Die meisten Funktionen sind entweder nicht sehr ausgereift oder erfordern ein zusätzliches Add-on eines Drittanbieters, um zu funktionieren. Zum Beispiel:

  • Anrufaufzeichnung: In der Telefonanlage gibt es keine Standardfunktionen für die Aufzeichnung von Anrufen, was zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften und der Qualitätskontrolle führt.
  • Berichte über Anrufe: In der Telefonanlage gibt es keine Standard-Berichtsfunktionen. Sie können weder die Nutzungsraten pro Nutzer einsehen noch die Kosten auf individueller Ebene kontrollieren.
  • Anrufwarteschlangen: Sie können mit der Telefonanlage Anrufwarteschlangen einrichten. Die Warteschlange ist jedoch auf 200 Personen und eine Wartezeit von 45 Minuten begrenzt. Sie haben eine Reihe von Routing-Optionen, aber keine individuellen, auf Fähigkeiten basierenden Optionen oder die Möglichkeit, individuelle Informationen hinzuzufügen und diese mit automatisierten IVR-Menüs (Interactive Voice Response) zu verknüpfen.

Realistisch betrachtet bietet Calling Plan keine ausreichende Kontrolle für Umgebungen mit hohem Datenaufkommen. Sie müssen dieses System entweder mit Add-ons von Drittanbietern erweitern oder es in Verbindung mit einer anspruchsvolleren Telefonanlage verwenden. Das geht jedoch am Thema vorbei. Außerdem führt es zu Kompatibilitätsproblemen bei Endgeräten und Handsets und zwingt Sie dazu, eine begrenzte Anzahl kompatibler Geräte zu verwenden.

Wenn Sie einen Anrufplan und eine zweite Telefonanlage verwenden, können Sie keine Telefonnummern vereinheitlichen. Sie generieren einfach eine neue Nummer für jedes Teamskonto. Dies führt zu redundanten Infrastrukturen und komplexeren Arbeitsabläufen. Im Grunde genommen werden Sie mit einem unzusammenhängenden und nur teilweise funktionierenden System enden.

Option 2: Telefonanlage mit direktem Routing

Anstatt sich mit dem Microsoft Calling Plan zu verdoppeln, können Sie Teams über Direct Routing mit einem Drittanbieter verbinden. Dazu benötigen Sie eine Telefonanlagenlizenz. Von da an hängen die meisten Einzelheiten von der Drittpartei ab.

Suempfohlene Lektüre: Was ist Direct Routing?

Die Vorteile von Direct Routing gegenüber dem Microsoft Calling Plan sind im Allgemeinen folgende:

  • Echte PBX-Funktionen: Mit Direct Routing können Sie Teams mit einer echten Telefonanlage und einem Session Border Controller (SBC) verbinden. Das bedeutet, dass Sie alle hochentwickelten Steuerungs-, Berichts- und Warteschlangenmanagementfunktionen erhalten, die Sie von einer vollständigen Telefonielösung erwarten.
  • Kompatibilität von Endgeräten und Handsets: Die direkte Weiterleitung an einen Drittanbieter befreit Sie von den Kompatibilitätsbeschränkungen, die in Microsoft Calling Plan enthalten sind.
  • Vereinheitlichte Telefonie: Durch die Verknüpfung von Teams mit echten PBX-Funktionen können Sie Ihre Anruffunktionen innerhalb von Teams zentralisieren, so dass Sie nicht mehr mehrere unzusammenhängende Systeme einrichten müssen.
  • Kosten: Je nach Anbieter kann Direct Routing günstiger sein als der Microsoft Calling Plan. Die Vereinheitlichung Ihrer Telefonie wird auch langfristig die Gesamtkosten senken.

Die Umsetzung dieser Option könnte bedeuten, dass Sie einen Drittanbieter auswählen, der in der Lage ist, SIP-Trunks und Direct Routing zu nutzen, um einen anderen Drittanbieter mit Teams zu verbinden, oder dass Sie einen Drittanbieter nutzen, der beides selbst leisten kann.

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Wir(Callroute) sind einer dieser „Drittanbieter“ von Direct Routing-Lösungen, die Teams und PSTN integrieren können. Wir können in diesem Artikel zwar nicht die Vor- und Nachteile jeder einzelnen Integrationsoption von Drittanbietern aufzählen, aber wir können erklären, warum sich jemand für unsere Lösung und nicht für die von Microsoft entscheiden sollte und was unsere Lösung im Vergleich zu anderen Drittanbietern so besonders macht.

  • Unverbindlich: Mit Callroute erhalten Sie lebenslang einen kostenlosen Telefonanschluss. Sie können also ganz einfach testen, ob Callroute das Richtige für Sie ist, ohne Ihre bestehende Einrichtung zu beeinträchtigen. Richten Sie Ihr Konto einfach in wenigen Minuten ein und genießen Sie 250 Minuten pro Monat und 1 zugewiesene britische 0330-Nummer, keine Karte erforderlich. Erfahren Sie mehr darüber, was alles enthalten ist.
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  • Erschwinglich: Unsere Preise beginnen bei 7,50 € pro Kanal/Monat. Wir rechnen pro Kanal ab, so dass Ihr Unternehmen nur für die benötigte Kapazität und nicht für jeden Nutzer zahlt. Je nach Bedarf können mehrere Benutzer pro Kanal zugewiesen werden, aber wenn Sie für jeden Benutzer einen separaten Kanal wünschen, ist es immer noch billiger als Microsoft und die meisten Pro-Benutzer-Angebote auf dem Markt. Die Tatsache, dass wir pro Kanal abrechnen (und nicht wie sonst üblich pro Benutzer), ermöglicht es Ihnen, die Kosten noch weiter zu senken und gleichzeitig allen Benutzern PSTN-Anrufe zur Verfügung zu stellen. Die Preisgestaltung pro Kanal verbessert außerdem Ihre Möglichkeiten zur Kostenplanung und -kontrolle und sorgt für Budgetsicherheit und Stabilität.
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  • Vereinheitlicht: Mit einer voll funktionsfähigen Telefonielösung, auf die über Teams zugegriffen werden kann, können Sie Ihre Infrastruktur vereinfachen, was zu weiteren Kosteneinsparungen führt und die Flexibilität und Effizienz der Arbeitsabläufe optimiert.

Callroute ist zwar nicht die einzige Option von Drittanbietern, aber die Möglichkeit, innerhalb weniger Minuten mit einem kostenlosen Sprachkanal auf Lebenszeit anstelle eines zeitlich begrenzten Tests zu beginnen, macht es zu einem großartigen Ausgangspunkt – und das alles, ohne Ihre bestehende Telefonie zu unterbrechen. Keine Verpflichtungen und keine Karte erforderlich.

Um herauszufinden, welche Microsoft-Lizenzen für Ihr Unternehmen erforderlich sind, um Direct Routing zu integrieren, lesen Sie unseren einfachen Leitfaden zu den Voraussetzungen, der Ihnen genau sagt, was Sie auf der Grundlage Ihres aktuellen Microsoft-Plans benötigen.

Ihre Anrufe, Ihre Art

Nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Anforderungen an die Telefonie. Für einige kleine Unternehmen sind herkömmliche Telefonsysteme vielleicht gar nicht sinnvoll. Die Nutzung von VoIP und Videokonferenzen in Verbindung mit BYOD-Richtlinien könnte ausreichen.

Für die meisten Unternehmen geht nichts über die Einfachheit und Zuverlässigkeit eines Telefonanrufs. Die Fähigkeit, herkömmliche Berichte, Analysen und kompetenzbasiertes Routing anzuwenden, sind allesamt entscheidende Komponenten des Anrufmanagements. Eine Telefonnummer zu haben, die man zurückrufen kann, ist wichtig, und die Qualität der Anrufe ist besser.

Um mit Microsoft Teams zu telefonieren und Ihre Kommunikation und Zusammenarbeit zu zentralisieren, müssen Sie Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz verbinden. Wenn Sie Ihren Teams-Benutzern die Möglichkeit geben, flexibel jeden gewünschten Gesprächspartner anzurufen, entstehen effektivere Arbeitsabläufe und die Infrastruktur wird langfristig vereinfacht. Setzen Sie sich mit unseren Experten in Verbindung, wenn Sie Hilfe bei der Auswahl der richtigen Lösung für Sie benötigen. Alternativ können Sie Direct Routing ausprobieren und mit unserer kostenlosen Telefonleitung auf Lebenszeit in wenigen Minuten Anrufe von Teams tätigen.

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