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So fügen Sie einen externen Benutzer zu Microsoft Teams hinzu

Inhaltsübersicht

Es wäre eine Untertreibung zu sagen, dass Tools für die Remote-Zusammenarbeit im letzten Jahr einen Aufschwung erlebt haben. Es gibt kein Haus im ganzen Land mehr, in dem nicht mindestens ein Kneipenquiz über Zoom abgehalten wurde, und mit 66 % der Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, hat die große Mehrheit der Unternehmen auch begonnen, Tools wie Microsoft Teams zu nutzen, um die Arbeit zu erledigen. Dies war von unschätzbarem Wert für Prozesse wie Videoanrufe, die dazu beigetragen haben, große Entfernungen und Zeitzonen zu überwinden.

Aber, wie Sie vielleicht auf die harte Tour lernen, geht es bei der Zusammenarbeit von Remote-Teams nicht nur darum, Tools zu finden, die die Kommunikation zwischen Ihren Teams unterstützen. Schließlich ist das Geschäft kein Buch mit sieben Siegeln, und Erfolg ist nicht möglich, ohne auch Verkäufer, Partner, Lieferanten und andere in Ihr Innenleben einzuladen. Früher war das so einfach wie das Öffnen der Bürotür, aber nicht jedes Tool für die Zusammenarbeit hat diese Notwendigkeit berücksichtigt.

Glücklicherweise gehört Microsoft Teams nicht dazu. Diese führende Plattform, die von 60 % der Unternehmen genutzt wird, hat es möglich gemacht, externe Nutzer für Besprechungen, Datentransfer usw. an Bord zu holen. Es stellt sich die Frage, wie Sie Microsoft Teams und externe Benutzer koppeln können, und ob sich dies wirklich lohnt.

Microsoft Teams und externe Benutzer

Die Möglichkeit, externe Benutzer hinzuzufügen, die nicht einmal Inhaber eines Microsoft-Kontos sind, ist unbestreitbar nützlich. Aber bei den zahlreichen Nutzern, die sich immer noch an die plötzliche Einführung gewöhnen müssen, kann man sich nur allzu leicht mit dem „Wie“ verzetteln, das dies möglich macht. Um ehrlich zu sein, ist das Hinzufügen von externen Benutzern in Teams selbst nicht so einfach, wie es sein könnte (wie wir später noch besprechen werden). Aber wenn Sie sich einen Überblick verschaffen wollen, dann brauchen Sie nicht weiter zu suchen als diesen Vier-Schritte-Prozess.

Schritt eins: Ermächtigung

Aus offensichtlichen Sicherheitsgründen ist Teams nicht automatisch auf den externen Zugriff ausgerichtet. Daher müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Gastkonten je nach den Anforderungen an den externen Zugriff über verschiedene Kanäle aktiviert werden, z. B:

  • Azure Active Directory (Verzeichnis-, Mandanten- und Anwendungsebene)
  • Mannschaften
  • Microsoft 365 Gruppen
  • OneDrive und SharePoint

Dazu müssen Sie sich im Microsoft Teams Admin Centre anmelden. Dort können Sie den Zugriff auf Teams erlauben und so verschiedene Ebenen der Dateifreigabe, Besprechungen und Anrufe eröffnen.

Schritt zwei: Lizenzvergabe

Die Möglichkeit, externe Benutzer hinzuzufügen, die keine Microsoft-Konten oder -Lizenzen besitzen, ist ein eindeutiger Pluspunkt, aber das bedeutet nicht, dass Sie Lizenzierungsüberlegungen völlig außer Acht lassen können. Während die Standard-Teams-Lizenz die Anzahl der externen Benutzer, die Sie einladen können, nicht einschränkt, gilt für Azure Ad-Lizenzen eine Obergrenze von fünf pro Benutzer. Ebenso können Gäste mit der Standardlizenz keine Aktionen durchführen, wie z. B. Meetings und Teams erstellen oder sogar auf bestimmte Funktionen zugreifen. Daher sind Nachforschungen unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie immer die richtige Lizenz haben.

Dritter Schritt: Die Gäste selbst

Sobald Sie sich um die Berechtigungen und die Freigabe gekümmert haben, ist das Hinzufügen Ihres Gastes relativ einfach. Wählen Sie einfach die Option „Mitglied hinzufügen“ in Ihrem Team-Menü. Die Eingabe der E-Mail-Adresse des externen Nutzers und die Benennung innerhalb der Plattform sollten ihm Zugang zu Videokonferenzen und mehr gewähren, je nach der erteilten Genehmigung.

Vierter Schritt: Für die Sicherheit sorgen

So weit, so einfach, aber die Sicherheit ist der Punkt, an dem das Hinzufügen externer Benutzer zu einem Problem werden kann. Schließlich ist es eine Sache, Ihre internen Daten für verteilte Teams zu öffnen, aber die gemeinsame Nutzung mit externen Benutzern birgt offensichtliche Risiken, insbesondere im Hinblick auf Compliance und Datenschutz. Daher müssen Sie Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, wie zum Beispiel:

  1. Multi-Faktor-Gastauthentifizierung
  2. Ausschließlicher Web-Zugang für nicht verwaltete Geräte
  3. Sensibilitätskennzeichnungen für Inhalte
  4. Automatische Entfernung von Gästen aus sensiblen Daten
  5. Definierte Nutzungsbedingungen

Das Wichtigste zum Schluss: Collaboration-Tools sind für die Zukunft der Zusammenarbeit immer wichtiger geworden – beschleunigt durch den Kontext der Fernarbeit. Die Möglichkeit, externe Benutzer zu den Werkzeugen hinzuzufügen, ist für den weiteren Betrieb besonders wichtig. Komplexe Lizenzvereinbarungen und potenzielle Datenschutzverletzungen müssen jedoch auf allen Ebenen berücksichtigt werden, und die Suche nach Möglichkeiten zur einfacheren Kommunikation mit externen Stakeholdern verdient Aufmerksamkeit.

Müssen Sie überhaupt externe Benutzer hinzufügen?

Das Hinzufügen von externen Benutzern zu Teams ist zwar eine wertvolle Option, aber es lohnt sich zu hinterfragen, warum man sie überhaupt hinzufügen muss. Das Hinzufügen externer Benutzer hat natürlich auch seine Nachteile:

  • Sicherheitsschwachstellen: Sie gewähren externen Zugang zu internen Systemen und müssen diesen Zugang kontrollieren und überwachen.
  • Verwaltungsaufwand: Externe Benutzer müssen hinzugefügt und entfernt werden und innerhalb Ihres Systems verwaltet werden.
  • Belastungen für externe Nutzer: Externe Nutzer müssen Teams herunterladen und lernen, wie man die Schnittstelle benutzt.

Bei langfristiger externer Zusammenarbeit bringt das Hinzufügen externer Benutzer alle Vorteile von Teams für diese Beziehung mit sich. Dazu gehören ein einfacher Chat, die gemeinsame Nutzung von Dateien, Videokonferenzen usw. Wenn Sie jedoch externe Benutzer für die kurzfristige Kommunikation hinzufügen möchten, kann das Hinzufügen von externen Anruffunktionen zu Teams eine flexiblere Lösung bieten.

Teams bietet eine Reihe von Möglichkeiten, externe Anrufe zu tätigen, was es unter den Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen zu etwas Besonderem macht. Mit der Telefonanlage und dem Anrufplan von Microsoft können Sie Standard-PSTN-Anrufe (Anrufe zu und von einer Telefonnummer) direkt aus Teams heraus tätigen. Dies bringt eine ganz neue Ebene der externen und internen Flexibilität für die Verwendung von Teams zur Vereinheitlichung der Kommunikation.

Empfohlene Lektüre: Wie man mit Microsoft Teams einen externen Anruf tätigt

Allerdings lässt Microsofts hauseigene Lösung für Anrufe mit Teams etwas zu wünschen übrig. Sie erhalten beispielsweise nicht die gleichen Optionen für die Verwaltung von Anrufwarteschlangen, die Aufzeichnung von Anrufen oder die Weiterleitung von Anrufen wie bei einer herkömmlichen Telefonanlage für Unternehmen. Direct-Routing-Optionen von Drittanbietern bieten anspruchsvollere Anruffunktionen für Teams – Funktionen, die es Ihnen vielleicht sogar ermöglichen, Ihr bestehendes Unternehmenstelefonsystem durch Teams zu ersetzen und eine echte Unified Communications-Plattform zu schaffen. Direct Routing liefert:

  • Vollständige PBX-Kontrolle, einschließlich Tools zur Kostenkontrolle und Warteschlangenverwaltung
  • Flexibilität bei Endgeräten und Handsets zur Anpassung an die jeweilige Umgebung
  • Einheitliche Kommunikation mit einem einzigen Anmeldepunkt für die gesamte Kommunikation, einschließlich externer Benutzer

Empfohlene Lektüre: Direkte Weiterleitung für Microsoft Teams

Mit Callroute können Sie in wenigen Minuten mit Teams telefonieren

Auch wenn Sie nicht glauben, dass durch das Hinzufügen von Anrufen zu Teams die Notwendigkeit entfällt, externe Benutzer hinzuzufügen, ist es dennoch ein Upgrade, das Sie in Betracht ziehen sollten. Ohne Anruffunktionen ist Teams nur ein Tool für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Mit den Anruffunktionen wird es zu einer einheitlichen Kommunikationsplattform. Die Effizienz, die Vereinfachung und die Verbesserung der Zusammenarbeit durch Unified Communications sollten nicht unterschätzt werden – vor allem im Hinblick auf die derzeitige Fernarbeit.

Die Herausforderung beim Hinzufügen von Direct Routing zu Teams liegt in der Komplexität der ersten Schritte. Als Direct Routing-Anbieter wissen wir bei Callroute viel darüber. Wir haben uns vorgenommen, diesen Prozess zu vereinfachen, indem wir den PSTN-Dienst und den Direct Routing Breakout in einer einzigen Lösung zusammenfassen. Dies ermöglicht eine wesentlich schnellere Integration und bessere Qualitätskontrollen, da Back-End-Integrationen vorkonfiguriert werden können und der gesamte Prozess von einem einzigen Anbieter gesteuert wird.

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