Managing Unassigned Numbers in Microsoft Teams

Nicht zugewiesene Nummern in Microsoft Teams

Inhaltsübersicht

Die Verwaltung nicht zugewiesener Nummern in Microsoft Teams ist traditionell eine komplizierte Aufgabe, die PowerShell erfordert. Kürzlich hat Microsoft die Unterstützung dafür in seinem Teams Admin Center angekündigt. Dies wird zweifellos viele Kunden erfreuen und die Verwaltung der nicht zugewiesenen Nummern in Zukunft vereinfachen.

Was sind die Anwendungsfälle für die Verwaltung nicht zugewiesener Nummern in Microsoft Teams?

Es gibt verschiedene Fälle, die natürlich von der jeweiligen Person abhängen. Der häufigste Fall ist jedoch, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und sein DDI an einen Kollegen oder ein Team weitergeleitet werden muss. Der andere Fall ist, dass ein eingehender Dienst mehr als eine Durchwahl hat, die mit demselben Arbeitsablauf beantwortet werden muss.

Nicht zugewiesene Nummern in Teams an Benutzer umleiten

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Verkaufsteam mit mehreren Kundenbetreuern. Diese Nutzer haben persönliche Beziehungen zu wichtigen Kundenkontakten, die auch bei Personalwechsel aufrechterhalten werden müssen. Wenn der Kundenbetreuer ausscheidet, möchte der Vertriebsleiter, dass jeder Kunde, der bei seiner DDI anruft, an einen anderen Kundenbetreuer weitergeleitet wird, der mit der Verwaltung des Kundenportfolios beauftragt wurde.

In Teams ist es nicht möglich, einem Benutzer mehr als eine direkte Leitung zuzuweisen. Die Lösung für dieses Problem bestand darin, entweder die Nummer des ausscheidenden Mitarbeiters freizugeben, sie in eine Servicenummer umzuwandeln und sie mit einer automatischen Vermittlung zu verbinden, die an den benannten Mitarbeiter weiterleitet. Oder Sie verwenden komplizierte PowerShell-Befehle, um die Behandlung eingehender Anrufe der nicht zugewiesenen Nummer zu verwalten.

Die Wahl der automatischen Vermittlung ist mit hohen technischen Kosten verbunden, insbesondere wenn die Nummer über Microsoft Calling Plans oder Operator Connect bereitgestellt wird. Die Nummer muss von einer Benutzernummer in eine Dienstnummer umgewandelt werden. Bis vor kurzem war dafür, zumindest für Calling Plans, ein Support-Ticket erforderlich.

Die zweite Option, die Verwaltung nicht zugewiesener Nummern, ist günstiger, erfordert aber eine komplizierte PowerShell-Konfiguration. Weitere Informationen über diese Methode finden Sie im Blogartikel von Martin Boam.

Verwalten von nicht zugewiesenen Nummern mit Admin Center

Im Teams Admin Center finden Sie unter Sprache und Telefonnummern eine neue Registerkarte mit dem Namen Routing Rules

Nicht zugewiesene Nummern in Micrsoft Teams
Verwaltung nicht zugewiesener Nummern in Teams Admin Center

Es gibt verschiedene Arten von Regeln, die Sie je nach Komplexität des Falles, den Sie aufbauen, erstellen können. Am einfachsten ist es, eine einzige nicht zugewiesene Nummer zu behandeln.

Umleitung einer einzelnen nicht zugewiesenen Nummer an einen Benutzer in Teams
So leiten Sie eine einzelne nicht zugewiesene Nummer an einen Benutzer in Teams weiter

Achten Sie darauf, dass Sie im Feld für die Quellennummer E.164-formatierte Nummern verwenden.

Andere Regelarten sind:

RegelBeschreibung
Zahlen beginnend oder endend mitAnwendung auf alle nicht zugewiesenen Nummern, die mit dem angegebenen Ziffernmuster beginnen oder enden
RufnummernbereichAnwendung auf alle nicht zugewiesenen Nummern, die innerhalb des angegebenen zusammenhängenden Bereichs liegen
Erweiterte EinstellungenAuf alle nicht zugewiesenen Nummern anwenden, die dem angegebenen regulären Ausdrucksmuster entsprechen

Bewertungsauftrag

Die Auswertungsreihenfolge ist wichtig, weil sie dem System mitteilt, in welcher Reihenfolge die Regel zu bearbeiten ist. Alle Regeln werden in eine Regeltabelle eingetragen und ihre Position wird durch die Auswertungsreihenfolge bestimmt. Regeln mit einer Auswertungsreihenfolge von 2 werden vor anderen Regeln mit einer Auswertungsreihenfolge von z.B. 10 bearbeitet.

Dies ist deshalb so wichtig, weil die Verarbeitung angehalten wird, sobald eine Regel erfüllt ist, und die Regel ausgelöst wird. Bei komplexeren Einsätzen zur Verwaltung nicht zugewiesener Nummern können Sie eine „catch all“-Behandlungsregel für den gesamten Bereich haben, die z. B. die Priorität 100 hat. Sie können eine andere Regel für eine kleinere Untergruppe von Nummern innerhalb des Bereichs haben, z. B. einen Unterbereichsblock von 20 für Verkäufe mit einer Telefonnummernbereich-Regel, die eine andere Behandlung mit einer Auswertungsreihenfolge von 50 auslöst. Schließlich können Sie eine einzelne Zahlenregel haben, die auf eine bestimmte Zahl innerhalb desselben Gesamtbereichs mit einer Auswertungsreihenfolge von 10 abzielt.

Dies bedeutet, dass Sie kaskadierende Regelsätze erstellen können, die für die Mehrheit gelten, während Sie gleichzeitig gezieltere Regeln erstellen können, die auf die jeweiligen Geschäftsfälle zugeschnitten sind.

Behandlungsmöglichkeiten

Sie können einen Anrufer nicht nur an eine andere Person innerhalb des Unternehmens umleiten, sondern auch an eine automatische Vermittlung oder eine Warteschlange weiterleiten. Sie können auch eine Begrüßungsnachricht abspielen, die dem Anrufer bei der Annahme einmal vorgespielt wird.

Wenn Sie eine Ansage auswählen, müssen Sie eine aufgezeichnete Nachricht hochladen. Die Verwendung von Text-to-Speech ist derzeit nicht möglich.

Beschränkungen bei nicht zugewiesenen Nummern

Wenn Sie Microsoft Calling Plan-Benutzernummern verwenden und Anrufer an ein alternatives Ziel umleiten müssen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über ausreichende Kommunikationsguthaben verfügen, die Ihrem Mieter zugewiesen sind. Wenn Sie nicht zugewiesene Microsoft Service-Nummern weiterleiten möchten, müssen Sie mindestens eine Teams Phone Resource Account-Lizenz besitzen.

Die Behandlung nicht zugewiesener Nummern gilt sowohl für eingehende Anrufe an Teams als auch für ausgehende Anrufe von Teams.

Es ist noch nicht möglich, nicht zugewiesene Nummern von der Plattform z.B. direkt auf eine externe Rufnummer umzuleiten. Um dies zu vermeiden, können Sie eine automatische Vermittlung mit einer externen Umleitung erstellen und die Routing-Option der nicht zugewiesenen Regel so einstellen, dass diese Vermittlungsanwendung ausgewählt wird.

Verwaltung nicht zugeteilter Nummern mit Callroute

Als Callroute-Kunde können Sie Ihre nicht zugewiesenen Nummern über unser Portal verwalten. Bei dieser Lösung handelt es sich um unsere eigene, proprietäre Handhabung, so dass jede nachfolgende Verwaltung, die Sie in Teams anwenden, ebenfalls gilt.

Unsere Verwaltung eingehender Nummern ermöglicht es Ihnen, Benutzern oder Ressourcenkonten schnell mehrere eingehende Nummern zuzuweisen, die sofort wirksam werden. Es gibt keine komplizierten regulären Ausdrücke zu lernen.

Umleitung einer einzelnen nicht zugewiesenen Nummer an einen Benutzer

Melden Sie sich in Callroute an, navigieren Sie zu Nummern und wählen Sie den Bereich aus, zu dem die Nummer gehört. Klicken Sie auf das Symbol “ Konfigurieren“ .

Nicht zugewiesene Nummern mit Callroute
Nummernverwaltung in Callroute

Wählen Sie nun den Zieldienst und/oder den Benutzer aus, an den der Anrufer weitergeleitet werden soll, wenn er angerufen wird.

Nicht zugewiesene Nummern an einen beliebigen Nutzer eines an Callroute angeschlossenen Dienstes umleiten
Weiterleitung einer nicht zugewiesenen Nummer an einen Benutzer oder Dienst

Um einen ganzen Bereich an eine einzige Nummer umzuleiten, ändern Sie die Standardroute für alle Nummern in diesem Bereich, z. B. Rufumleitung

Umleitung des gesamten nicht zugewiesenen Bereichs in der Rufumleitung
Umleitung eines gesamten nicht zugewiesenen Nummernbereichs in Callroute

Wenn sie konfiguriert ist, folgt jede Nummer, die keinen expliziten Zieldienst hat, dem Standardpfad für eingehende Anrufe.

Wenn Sie einer bestimmten Nummer eine eingehende Route zuweisen, wird die Standardeinstellung außer Kraft gesetzt, um sicherzustellen, dass das richtige Ziel für die Anrufzustellung eingehalten wird.

Schlussfolgerung

Die Rufnummernverwaltung von Callroute für Microsoft Teams, die zusätzlich zu den nativen Funktionen von Teams angeboten wird, hilft Kunden, ihre Rufnummern effizienter zu verwalten. Damit können Sprachverwalter die Anrufbehandlung schnell über eine einfache Schnittstelle ändern, die auch für technisch nicht versierte Personen verständlich ist.

Dies ist nur einer der Vorteile der Nutzung von Callroute. Es gibt noch viele mehr!

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