Microsoft Phone System im Test

Fähigkeiten, Schwachstellen, Verbesserungen

Microsoft Phone System ist das Tor zu allen echten Telefonie-Funktionen mit Microsoft Teams und Skype for Business. Aber für sich allein genommen bringt es nur sehr wenig. Realistischerweise ist die Telefonanlage eine Voraussetzung für Microsoft Calling Plan und Integrationstools von Drittanbietern, mit denen Sie tatsächlich Anrufe tätigen können.

Es ist jedoch wichtig, die Telefonanlage zu verstehen. Wenn Sie beim Microsoft-Ökosystem bleiben, wird die Telefonanlage zum Verwaltungstool, mit dem Sie die mit dem Microsoft Calling Plan getätigten Anrufe steuern können. Es ist eine wichtige Entscheidung, ob das Telefonsystem so ausgereift ist, dass es Ihre vorhandene PBX (Private Branch Exchange) und SBC (Session Border Controller) ersetzen kann oder nicht.

Hier werden wir uns ansehen, was Microsoft Phone System bietet, wie man eine Phone System-Lizenz erwirbt und ob es bessere Möglichkeiten gibt, PSTN (Public Switched Telephone Network)-Anrufe in die Microsoft-Tools für die Zusammenarbeit zu integrieren.

Wie bekommt man eine Microsoft-Telefonanlage (und wie viel kostet sie?)

Phone System kann als Zusatzlizenz für £6,00 pro Benutzer/Monat mit den Microsoft/Office 365 E1- und E3-Plänen erworben werden. Die Telefonanlage ist im E5-Tarif enthalten. Darüber hinaus werden die Dinge ein wenig komplizierter.

Bevor Sie fortfahren, müssen Sie sich vergewissern, über welches Paket Sie verfügen und ob Sie eine Telefonanlage haben. Das folgende Diagramm kann Ihnen dabei helfen. Alternativ können Sie auch unseren einfachen Online-Leitfaden zu Microsoft-Lizenzen verwenden.

Für Benutzer von Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium müssen Sie die Telefonanlage als Teil des Microsoft 365 Business Voice-Pakets erwerben. Business Voice bündelt standardmäßig die Telefonanlage mit dem Microsoft Inlandsgesprächsplan für £12,00 pro Benutzer/Monat. Mit diesem Paket erhalten Sie:

• Ein Inlandstarif mit 1.200 Minuten pro Nutzer/Monat innerhalb Großbritanniens.
• Einwahl-Audiokonferenzen für bis zu 250 Benutzer pro Meeting.
• 24/7 Kundenbetreuung.

Business Voice kann ohne Ruftarif ab £7,50 pro Benutzer/Monat erworben werden. Dies muss jedoch über einen Partner-Wiederverkäufer erfolgen. In beiden Fällen ist die Anzahl der Benutzer bei Business Voice auf 300 begrenzt. Microsoft plant jedoch, in Kürze eine Enterprise-Version dieses Plans zu veröffentlichen.

Pro-Tipp: Sie sollten sich mit Microsoft in Verbindung setzen, um herauszufinden, wie Sie Phone System am einfachsten zu Ihren bestehenden Lizenzen hinzufügen können. Es gibt erhebliche regionale Unterschiede bei den Microsoft-Lizenzen, und es gibt ältere Lizenzen, die die Sache noch komplizierter machen. Sie sollten jedoch wissen, ob Sie einen Anrufplan wünschen oder nicht, bevor Sie den Anruf tätigen. Der Rest dieses Artikels wird Ihnen helfen, das herauszufinden.

Welche Möglichkeiten bietet die Telefonanlage?

Um Microsoft zu zitieren: „Phone System ermöglicht Anrufsteuerung und PBX-Funktionen in der Cloud mit Microsoft Teams und Skype for Business Online … [U]sers can use Teams or Skype for Business Online to place and receive calls, transfer calls, and mute or unmute calls.„

Wenn die Telefonanlage richtig konfiguriert ist, können die Benutzer diese Anrufe intern ohne zusätzliche Investitionen tätigen und empfangen. Mit der Telefonanlage können Sie jedoch keine externen Anrufe über das öffentliche Telefonnetz tätigen. Dazu benötigen Sie den Microsoft Calling Plan oder eine Option eines Drittanbieters.

Microsoft vergleicht Phone System mit einer Telefonanlage, und wenn Sie sich für den Microsoft Calling Plan entscheiden, wird Phone System zu Ihrer „effektiven“ Cloud-basierten Telefonanlage für alle Anrufe, die über Calling Plan getätigt werden. In Wirklichkeit ist die Telefonanlage keine voll funktionsfähige Telefonanlage, und es ist wichtig, diese Mängel zu verstehen, um zu bestimmen, wie die Telefonanlage in Ihre Kommunikationsinfrastruktur passen soll.

Was die Telefonanlage leisten kann:

Die Telefonanlage bietet eine Reihe grundlegender Anruf-/Steuerungsfunktionen. Dazu gehören:

• Cloud-Automaten: Erstellen Sie ein Menüsystem, das es Anrufern ermöglicht, Anrufe zu lokalisieren oder an Benutzer des Unternehmens weiterzuleiten.
• Anrufwarteschlangen: Konfigurieren Sie Anrufwarteschlangen, richten Sie Warteschleifenmusik ein und wählen Sie aus einer Reihe von Weiterleitungsoptionen.
• Anrufweiterleitung: Benutzer können ihre eigenen Weiterleitungsregeln konfigurieren.
• Anrufe weiterleiten: Ermöglichen Sie es Benutzern, Anrufe während eines Gesprächs an andere Benutzer und andere Geräte oder an die Voicemail weiterzuleiten.
• Anrufer-ID: Erstellen Sie detaillierte Informationen zur Identifizierung interner und externer Anrufer.
• Anwesenheitsbasierte Weiterleitung: Legen Sie Statusbenachrichtigungen fest und blockieren Sie eingehende Anrufe, außer in speziell angegebenen Ausnahmen.
• Voicemail: Richten Sie eine Cloud-basierte Voicemail ein und lassen Sie die Benutzer ihre Einstellungen, Ansagen und Beantwortungsregeln konfigurieren.
• Anrufe blockieren: Fügen Sie PSTN-Nummern zu Sperrlisten hinzu.

Was die Telefonanlage nicht kann:

Obwohl Phone System die Grundlagen abdeckt, hat es auch einige eklatante Schwächen. Diese werden in Umgebungen mit hohem Datenaufkommen immer deutlicher. Je nach Unternehmen und Anwendungsfall können sie jedoch für jeden zu Problemen führen. Es sind drei grundlegende Bereiche zu berücksichtigen:

• Gesprächsaufzeichnung: Die Telefonanlage verfügt standardmäßig nicht über die Möglichkeit, Anrufe aufzuzeichnen. Dies stellt eine große Herausforderung für die Qualitätskontrolle dar (z. B. in einem Callcenter). Sie führt auch zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften, z. B. beim Nachweis eines Geschäftsvorgangs oder der Einhaltung von Industriestandards oder rechtlichen Verfahren.
• Anrufberichte und Kontrollen: Die Telefonanlage bietet keine standardmäßigen, individuellen Berichtsfunktionen. Es gibt keine Möglichkeit, die Nutzungsrate pro Nutzer, die Kosten oder die Überschüsse zu betrachten. Sie können keine individuellen Kostenkontrollen festlegen oder anderweitig verwalten, wie einzelne Benutzer Anrufe tätigen.
• Warteschlangen mit hohem Anrufaufkommen: Mit der Telefonanlage können Sie Anrufwarteschlangen einrichten. Diese sind jedoch in ihrer Funktionalität eingeschränkt. So ist beispielsweise die Länge der Warteschlangen auf 200 Personen und die Wartezeit auf 45 Minuten begrenzt. Es gibt nur begrenzte Routing-Optionen, kein individuelles, kompetenzbasiertes Routing oder die Möglichkeit, kundenspezifische Informationen zu verknüpfen oder mit automatisierten IVR-Menüs (Interactive Voice Response) zu verbinden.
• Flexibilität bei Endgeräten und Mobilteilen: Bei der Verwendung von Telefonanlage und Anrufplan beschränkt Microsoft Sie auf eine bestimmte Anzahl kompatibler Geräte. Dies kann zu überflüssigen Hardware-Anschaffungen und minderwertigen Ergebnissen führen.

Wenn Sie ausgefeilte Warteschlangen, Weiterleitungsoptionen, Berichts- und Kostenkontrollfunktionen oder die Möglichkeit zur Aufzeichnung von Anrufen benötigen, ist Phone System nicht die richtige Lösung für Sie. Wenn Sie nur Telefonanrufe von Microsoft Teams oder Skype aus tätigen und entgegennehmen möchten, können Sie dies mit dem Phone System plus Calling Plan tun. Dennoch ist dies vielleicht nicht der beste Weg, um diese Grundlagen zu vermitteln.

Alternativen zur Telefonanlage und zum Ruftarif

Es gibt zwei Alternativen zur vorgeschriebenen Microsoft-Route, um echte Telefonanrufe mit Teams zu tätigen. Beide Optionen gelten nicht für Skype for Business. Da Skype for Business Online jedoch im Jahr 2021 eingestellt werden soll, ist Teams für Microsoft-Nutzer zur zentralen Drehscheibe für die Entwicklung der geschäftlichen Zusammenarbeit geworden.

Hinweis: Bei einer dieser Optionen ist die Telefonanlage überhaupt nicht erforderlich, bei der anderen ist sie eine Voraussetzung für die Lizenzierung und wird damit funktionell durch eine echte Telefonanlage ersetzt. Keine der beiden Alternativen beinhaltet einen Calling Plan.

Alternative 1: In-App-Software-Overlays

Für Teams-Nutzer gibt es eine Reihe von Anrufanwendungen, die app-übergreifende Overlays bereitstellen. RingCentral, Cisco Jabber und Zoom haben beispielsweise alle PSTN-Anrufoptionen (oder ähnliche) und können auf diese Weise mit Teams verwendet werden.

Sie brauchen keine Telefonanlage und keinen Telefonplan. Wenn es um die Anforderungen von Microsoft geht, brauchen Sie nur die Teams-App. Sie müssen sich jedoch über die spezifischen Kosten und Lizenzen für diese Drittanbieter-App informieren.

Was daran gut ist: Die Einzelheiten hängen von der jeweiligen Anwendung ab. In jedem Fall erhalten Sie jedoch eine einfachere Möglichkeit, von Teams aus auf diese andere Anruf-App zuzugreifen, was das Tätigen externer Anrufe erleichtert.

Was daran schlecht ist: Bei dieser Option handelt es sich nicht um eine integrierte Lösung. Sie verwenden lediglich eine andere Anwendung, um den Anruf zu tätigen. Dies führt zu unzusammenhängenden Arbeitsabläufen und potenziell komplexen Kosten- und Anrufmanagementkontrollen. Das ist einfach keine gute langfristige Lösung. Sie müssen sich auch mit den Besonderheiten der jeweiligen Anwendung befassen, um herauszufinden, auf welche Art von PBX-Funktionen Sie zugreifen können.

Profi-Tipp: Obwohl dies eine gute Idee zu sein scheint, ist es eine Abkürzung, die keine wirklich einheitliche Kommunikation ermöglicht.

Alternative 2: Direktes Routing mit Telefonanlage

Wenn Sie Teams in ein voll funktionsfähiges Telefonsystem integrieren möchten, müssen Sie sich mit Direct Routing befassen. Direct Routing erfordert Phone System for Microsoft, damit Sie es einrichten können, so dass Direct Routing eher ein Ersatz für Calling Plan als Phone System ist. Bei einer Direct Routing-Lösung wird die Telefonanlage jedoch nicht als PBX verwendet, sondern ist lediglich eine Voraussetzung für die Lizenz.

Empfohlene Lektüre: Was ist Direct Routing?

Auch hier hängen die Besonderheiten einer Direct Routing-Lösung vom jeweiligen Anbieter ab. Sie verwenden einen Drittanbieter – Kosten, Möglichkeiten und Einrichtungsverfahren sind unterschiedlich. Im Allgemeinen erhalten Sie jedoch:

• Volle PBX-Kontrolle: Direct Routing integriert Teams mit einer aktuellen Telefonanlage und SBC. Die verschiedenen Optionen auf dem Markt ermöglichen es Ihnen, eine Lösung zu finden, die genau die Funktionen bietet, die Sie benötigen. Sie müssen keine Kompromisse bei der Verwaltung von Warteschlangen, der Berichterstattung oder den Kontrollfunktionen eingehen.
• Kompatibilität von Endgeräten und Handsets: Die Verwendung eines Drittanbieters bedeutet, dass Sie nicht den Kompatibilitätsbeschränkungen unterliegen, die Ihnen von Microsoft auferlegt wurden.
• Echte Integration: Diese Lösung ist vollständig integriert. Das bedeutet, dass Sie eine föderierte Präsenz, die Möglichkeit, Anrufe direkt von Teams aus zu tätigen, und ein völlig nahtloses Erlebnis für die Nutzer erhalten.
• Vereinheitlichte Kommunikation: Durch die Möglichkeit, voll funktionsfähige PBX-Funktionen für Teams-Anrufe einzuführen, können Sie die Anrufkommunikation über diese Plattform zentralisieren. Dies hat eine Reihe von positiven Nebeneffekten wie die Zentralisierung von Informationen, Zugang und Zusammenarbeit.
• Niedrigere Kosten: Jede Option eines Drittanbieters ist anders, aber einige sind billiger als Microsoft und bieten wettbewerbsfähigere Angebote pro Benutzer. Erhebliche Einsparungen können Sie erzielen, wenn Sie einen Anbieter finden, der pro Kanal abrechnet, so dass Sie für die Kapazität und nicht für jeden Nutzer bezahlen. Ihre Fähigkeit, die Kommunikation wirklich zu vereinheitlichen, reduziert langfristig auch die Gesamtkosten für Infrastruktur und Skalierung.

Der einzige Nachteil dieser Lösung ist die Notwendigkeit, die richtige Option zu finden. Der Ausstieg aus dem Microsoft-Ökosystem schafft mehr Auswahlmöglichkeiten, aber auch mehr Chancen. Wenn Sie bereit sind, sich die Mühe zu machen, ist dies im Grunde die klügere und kostengünstigere Lösung.

Verbesserung der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen

Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen haben die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert. Aber sie haben auch unser Leben verkompliziert. Die Notwendigkeit, von einer Anwendung oder einem Gerät zum nächsten zu wechseln, verlangsamt die Arbeitsabläufe und verhindert die Zentralisierung der Informationen und des Zugriffs, die Tools für die geschäftliche Zusammenarbeit immer versprochen haben.

Die einfache Möglichkeit, einen Telefonanruf zu tätigen, ist ein zentraler Bereich, in dem die moderne geschäftliche Zusammenarbeit noch immer Schwierigkeiten hat. Phone System ist ein Teil des Puzzles für die Bereitstellung von echten Anruffunktionen für Microsoft Teams. Das ist jedoch nur der erste Schritt. Wenn Sie externe Anrufe tätigen möchten, müssen Sie entweder in den Microsoft Calling Plan oder eine Direct Routing-Option eines Drittanbieters investieren. Denken Sie daran, sowohl Inlands- als auch Auslandsgespräche in Betracht zu ziehen.

Direct Routing bietet die Möglichkeit, mit Teams über die reine Vermittlung von Anrufen hinauszugehen und es in eine vollständige Plattform für die geschäftliche Zusammenarbeit zu verwandeln, die Ihr gesamtes Unternehmenstelefonsystem ersetzen und die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit zentralisieren kann. Da 70 % der großen Unternehmen bereits Teams nutzen, besteht die reale Möglichkeit, dass Teams das Collaboration-Tool der Zukunft ist. Die Überwindung dieser Hürden ist jedoch entscheidend für die tatsächliche Verbesserung der Arbeitsabläufe. Callroute kann Ihnen dabei helfen. Sprechen Sie noch heute mit unseren Experten.

Empfohlene weitere Lektüre: Direktes Routing vs. Microsoft-Telefonieplan