Ist es möglich, nur ein Collaboration-Tool für Unternehmen zu verwenden?

Erst in den letzten fünf Jahren haben sich Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen durchgesetzt und sogar kundenorientierte Funktionen übernommen. Microsoft Teams wurde 2017 auf den Markt gebracht, und mit der Verschiebung hin zur Telearbeit im Jahr 2020 hat der Trend zur Zusammenarbeit in Unternehmen einen neuen Aufschwung genommen.

Die Verbesserung der Zusammenarbeit ist ein langfristiger strategischer Vorteil, den Unternehmen seit jeher zu verbessern suchen. Die Produktivität der Mitarbeiter steigt um 20 bis 25 %, wenn sie sich verbunden fühlen und regelmäßig miteinander kommunizieren. Es ist verständlich, dass Unternehmen eifrig mit verschiedenen Tools experimentieren, sobald diese auf den Markt kommen. Und die Zahl der Unternehmen, die sich in diesem Jahr auf den Weg der Zusammenarbeit machen, ist rekordverdächtig.

Laut unserer Studie gaben die meisten Unternehmen im Jahr 2020 an, dass sie regelmäßig zwei bis drei wichtige Tools für die geschäftliche Zusammenarbeit verwenden. Die beliebtesten waren:

Die Unternehmen setzen zwar immer mehr Kommunikationsmittel ein, aber nicht unbedingt auf eine bewusste, strategische Weise. Tatsächlich haben erstaunliche 60 % der Unternehmen keine langfristige Strategie für ihre interne Kommunikation. Dies weist auf ein großes Problem hin: die Überlastung der Kollaborationswerkzeuge.

Warum zu viele Tools problematisch sind

Wir wissen, dass Zusammenarbeit die Produktivität steigert und zu besseren Resultaten führt. Ist es da nicht eine gute Sache, dass Unternehmen mehr Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge zur Verfügung haben als je zuvor? Nicht ganz. Hier gilt wieder das alte Sprichwort „Qualität vor Quantität“.

Obwohl der intelligente Einsatz von technischen Hilfsmitteln für die Zusammenarbeit die Produktivität nachweislich um 32 % steigert, kann der Einsatz zu vieler Hilfsmittel sogar das Gegenteil bewirken. Hier ist der Grund dafür:

Zu viele Kanäle = Datenverlust

In Unternehmen war es schon immer eine Herausforderung, eine effektive Kommunikation zu ermöglichen, selbst unter Mitarbeitern, die im selben Büro arbeiten. Der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen und Plattformen führt unweigerlich dazu, dass wichtige Nachrichten verloren gehen, Dateien verschüttet werden und Verwirrung gestiftet wird.

Wir alle kennen das Problem, wenn wir versuchen, eine Datei zu finden, die uns jemand geschickt hat. Das Problem wird noch verschärft, wenn man sich nicht einmal sicher ist, über welche Plattform die Datei gesendet wurde – dann verschwendet man Zeit mit dem Öffnen und Durchsuchen mehrerer Anwendungen und Konversationen, bevor man das Gesuchte findet. Die Vereinheitlichung der Kommunikation auf einer einzigen Plattform kann dieses Problem vollständig beseitigen.

Die Informationen sind nicht zentralisiert

Wenn Sie mit mehreren Kommunikationsmitteln arbeiten, fehlt Ihnen ein zentraler Zugang zu den Informationen, was auf den vorherigen Punkt zurückzuführen ist. Dies ist ein entscheidender Mangel, da ein effizienter interner Informationsaustausch für viele Organisationen bereits ein Hindernis darstellt. Die Verwendung mehrerer Anwendungen kann beispielsweise mehrere Kontaktlisten und Anrufprotokolle bedeuten – der Versuch, diese zu berichtigen, kann im besten Fall für die Mitarbeiter unglaublich frustrierend sein und im schlimmsten Fall zu Produktivitätsverlusten und kostspieligen Fehlern führen.

Ungeteilter Zugang und steigende Kosten

Jedes Tool, das Sie verwenden, erfordert eine andere Anmeldung. Dies macht es für die Mitarbeiter schwierig, den Überblick über diese verschiedenen Passwörter und Benutzernamen zu behalten, insbesondere wenn sie die Geräte wechseln müssen. Jedes Mal, wenn ein Gerät gewechselt wird, müssen mehrere Anwendungen heruntergeladen und mehrere Einrichtungsvorgänge durchgeführt werden. Jede Plattform ist in der Regel auch mit zusätzlichen Kosten pro Benutzer verbunden, die sich summieren können. Je mehr Tools Sie verwenden, desto teurer, komplizierter und schwerfälliger wird das gesamte System.

Unklarer Verfügbarkeitsstatus

Wenn Ihr Team über verschiedene Kollaborationsplattformen hinweg arbeitet, ist es oft unklar, wer verfügbar ist und wer sich in einer Besprechung befindet oder anderweitig beschäftigt ist. Für die Person, die eine Anfrage erhält, kann dies lästige Unterbrechungen ihres Arbeitsablaufs bedeuten. Für die antragstellende Person kann dies bedeuten, dass sie Zeit mit dem Warten auf eine Antwort oder eine Akte vergeudet. „Benachrichtigungen über den Präsenzstatus sind ein wichtiger Bestandteil der Funktionen von Tools für die geschäftliche Zusammenarbeit. Der Wert dieses Instruments wird jedoch drastisch verringert, wenn mehrere Werkzeuge verwendet werden.

Auswahl eines Tools und Konsolidierung

Wenn die Vereinheitlichung der Kommunikation die klare Antwort auf diese Probleme ist, warum verwenden dann so viele Unternehmen weiterhin so viele Tools? Die Antwort liegt letztlich darin, dass unterschiedliche Werkzeuge unterschiedliche Leistungen erbringen. Wir alle wissen zum Beispiel, dass Zoom gut für Videoanrufe geeignet ist, dass Slack das interne Messaging vereinfacht und dass Dropbox die gemeinsame Nutzung von Dateien erleichtert. Für viele Unternehmen ist es wahrscheinlich sinnvoll, jedes einzelne Tool für die Aufgaben einzusetzen, die es am besten erfüllen kann.

Das Problem besteht im Wesentlichen darin, dass keines dieser gängigen Tools eine vollständige Abdeckung aller Kommunikationskanäle bietet. Außerdem haben sie alle einen eklatanten Schwachpunkt – Telefonanrufe. Mit „Telefonanrufe“ ist nicht der Audio-Chat mit anderen Nutzern der Plattform gemeint. Wir meinen damit die Möglichkeit, eine tatsächliche Telefonnummer anzurufen oder einen Anruf über eine normale Telefonleitung zu erhalten.

Telefonate sind wichtig

Die Möglichkeit, Standardanrufe mit Tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen zu tätigen und zu empfangen, ist aus drei Gründen wichtig:

1. Wenn Telefonsysteme nicht in die geschäftliche Zusammenarbeit einbezogen werden, ist ein unzusammenhängender Arbeitsablauf garantiert. Es ist leicht zu rechtfertigen, dass man zu viele Tools verwendet, weil man bereits standardmäßig mehr als ein Tool verwendet.
2. Die Verbreitung unterschiedlicher Software für die Zusammenarbeit in Unternehmen (auch innerhalb eines Unternehmens) macht Standardtelefonate zu einem einheitlichen Kommunikationskanal, der diese Unterschiede überwinden kann.
3. Auch im Jahr 2020 geben 56 % der Geschäftsinhaber an, dass sie am liebsten per Telefon kontaktiert werden. Die externe Zusammenarbeit basiert immer noch stark auf Standardtelefonaten, und eine echte einheitliche Kommunikation muss dies berücksichtigen.

Wie können wir also die Bedeutung von Telefongesprächen in neue Formen der Fernarbeit und -zusammenarbeit integrieren? Die Antwort ist die Konsolidierung um ein einziges Tool, das alles kann – einschließlich der Vermittlung von echten Anrufen.

Microsoft Teams: eine All-in-One-Lösung

Wir wissen bereits, dass Microsoft Teams für viele Unternehmen ein Tool der ersten Wahl für die Zusammenarbeit ist. Es wird von der Mehrheit der Organisationen (60 %) verwendet. Unsere Studie zeigt auch, dass sich 50 % der Teams-Benutzer häufiger einloggen und 48 % mehr Funktionen der Plattform nutzen.

All dies macht die Teams natürlich zu einem starken Anwärter auf die Rolle des Vereinigers. Die meisten Geschäftsanwender sind bereits mit Teams und seinen Möglichkeiten vertraut, auch wenn die Unternehmen, für die sie arbeiten, das Potenzial von Teams derzeit nicht voll ausschöpfen. Mit Teams erhalten die Mitarbeiter einen einzigen Anmeldepunkt, von dem aus sie von jedem Gerät aus auf eine komplette Suite von Tools für die geschäftliche Zusammenarbeit zugreifen können. Teams bietet eine einfachere Infrastruktur, weniger Wartungsprobleme und mehr Flexibilität.

Microsoft Teams zeichnet sich durch alle Standardfunktionen aus, die auch andere Tools für die Zusammenarbeit bieten – Videoanrufe und -besprechungen, Chats, Dateifreigabe und vieles mehr. Darüber hinaus bietet Teams mehr Anrufoptionen als jedes andere Tool auf dem Markt – und es werden immer mehr. Letztlich ist es das, was die Teams wirklich von der Konkurrenz abhebt.

Empfohlene Lektüre: Um mehr darüber zu erfahren, was Teams zu bieten hat, lesen Sie unsere herunterladbare Ressource – Ein Leitfaden zu Microsoft Teams .

Hinzufügen von echten Anrufen zu Teams

Es ist wichtig zu wissen, dass Teams zwar Anrufoptionen ermöglicht, aber nicht das Tätigen von externen Anrufen mit einer Standardlizenz. Wenn Sie die Tools für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen um echte Anruffunktionen erweitern, können Sie die gesamte Kommunikation mit einem einzigen Tool konsolidieren. Dies steigert die Produktivität und macht aus einem möglicherweise verwirrenden Vorgang – dem Absetzen oder Entgegennehmen eines Geschäftsgesprächs aus der Ferne – eine nahtlose Aufgabe.

Wenn Sie Teams echte Anrufe hinzufügen möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

1. Apps: Zunächst gibt es eine Reihe von Cross-Launch-Apps, die mit Teams verwendet werden können, darunter RingCentral, Cisco Jabber und Zoom. Diese Anwendungen sind relativ einfach einzurichten, aber sie laufen unserer zentralen Prämisse zuwider. Die Verwendung einer App für die Vermittlung von Anrufen bedeutet, dass Sie Ihrem ohnehin schon überladenen Arsenal noch ein weiteres Tool hinzufügen müssen, was zu unzusammenhängenden Arbeitsabläufen und komplexeren Kosten führt. Einfach ausgedrückt: Apps sind für Ihre langfristige Strategie nicht hilfreich, insbesondere wenn Sie Ihre Kommunikation vereinheitlichen wollen.

2. Microsoft-Anrufplan und Telefonanlage: Microsoft bietet eine Cloud-basierte Lösung, die Teams mit dem PSTN-Netz verbindet. Dies ist zwar eine unkomplizierte und integrierte Lösung, aber keine ganzheitliche, und die Kosten können sich schnell summieren. Mit den Microsoft-Plänen fehlt Ihnen die Möglichkeit, Anrufe aufzuzeichnen, kompetenzbasiertes Routing durchzuführen oder Ihre Warteschlangen effektiv zu verwalten – und auch die Berichtsfunktionen und der Kundensupport sind begrenzt. Viele Unternehmen, die Microsofts Pläne umsetzen, müssen neben Teams eine separate Telefonie-Infrastruktur unterhalten – was wiederum dem strategischen Ziel der Vereinheitlichung der Kommunikation zuwiderläuft. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog – Microsoft Phone System im Test .

3. Direkte Weiterleitung: MitDirect Routing können Sie die Standardtelefoniefunktionen Ihres Unternehmens direkt in Teams integrieren. Sie erhalten alle Anrufsteuerungs- und Berichtsfunktionen, die für eine vollständige Konsolidierung Ihres Telefonsystems mit Teams erforderlich sind. Benutzer können von jedem Gerät aus auf ihre geschäftliche Telefonnummer zugreifen, indem sie sich einfach bei Teams anmelden. Letztendlich bedeutet Direct Routing, dass Sie Ihre Kommunikation wirklich vereinheitlichen und das Problem der „zu vielen Tools“ ein für alle Mal lösen können.

Callroute bietet eine Direct Routing-Lösung an, die es Unternehmen ermöglicht, Microsoft Teams in wenigen Minuten mit jedem Unternehmenstelefonsystem zu verbinden.

Letztendlich wird die Zentralisierung Ihrer Kommunikation in einem einzigen Collaboration-Tool die Produktivität und Effizienz steigern und – mit dem richtigen Anbieter – Kosteneinsparungen ermöglichen. Teams ist das am häufigsten von Unternehmen genutzte Tool für die Zusammenarbeit und in Kombination mit Direct Routing die beste Option für eine echte einheitliche Kommunikation und Zusammenarbeit. Um zu sehen, wie Direct Routing für Ihr Unternehmen funktioniert, melden Sie sich für einen kostenlosen Telefonanschluss auf Lebenszeit an und rufen Sie in wenigen Minuten von Teams aus an.