Externe Anrufe mit Microsoft Teams tätigen

Und wie man es viel einfacher machen kann

Einem Forrester-Forschungsbericht zufolge können sich Unified Communications und Collaboration mit Microsoft Teams in nur sechs Monaten amortisieren. Aber um eine wirklich einheitliche Plattform zu schaffen, müssen Sie sowohl die interne als auch die externe Zusammenarbeit in Teams vereinen. Die externe Zusammenarbeit (und insbesondere Telefonanrufe) ist nach wie vor ein eklatanter Schwachpunkt der meisten Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Die Regelmäßigkeit, mit der die Menschen zum Telefonhörer greifen und telefonieren müssen, ist so alltäglich, dass wir es nicht einmal bemerken: Anrufe sind immer noch wichtig. Wie lautet also die Antwort? Wie tätigt man einen externen Anruf mit Microsoft Teams?

In diesem Artikel werden Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen kennen lernen und erfahren, wie Sie die Telefonie am besten als Teil Ihrer vollständigen Plattform für die Zusammenarbeit im Unternehmen einrichten – und nicht als Zusatz oder nachträgliches Element.

Option 1: Externe Benutzer als Gäste hinzufügen

Innerhalb von Teams können Sie externe Benutzer als Gäste hinzufügen und sie über die Funktionen für Anrufe von Team zu Team anrufen, genauso wie Sie interne Benutzer erreichen würden. Gasteinstellungen können Ihnen helfen, mit regelmäßigen externen Beteiligten oder Mitwirkenden zusammenzuarbeiten. Bei einer weniger strukturierten Kommunikation funktioniert das jedoch nicht wirklich.

Vertriebsteams, Außendienstmitarbeiter oder andere Personen, die routinemäßig mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens kommunizieren müssen, benötigen eine bessere Lösung.

Vorteile:

• Der Gastzugang ist eine Standardfunktion Ihrer Teams-Lizenz.
• Einmal eingerichtet, ist es für die Nutzer relativ einfach.
• Der Gastzugang ist gut für die regelmäßige Kommunikation.

Nachteile

• Die Einrichtung erfordert manuelle Eingaben und kann verwaltungstechnisch anspruchsvoll sein – wer validiert, fügt Gäste hinzu und löscht sie?
• Potenzielle Sicherheitsprobleme – wer überwacht und kontrolliert, wer Zugang zu Ihrem Konto hat?
• Externe Benutzer müssen über ein bestehendes Microsoft 365 Arbeits- oder Schulkonto verfügen. Wenn sie noch kein Konto haben, werden sie aufgefordert, ein kostenloses Konto zu erstellen. In jedem Fall müssen sie ein Teams-Konto erstellen und wissen, wie sie die Schnittstelle nutzen können.

Option 2: Verwendung von Cross-Launch-Overlays

Anwendungen wie RingCentral und Zoom (unter anderem) ermöglichen alle externe Anrufe mit speziellen Plänen. Einige dieser Anwendungen bieten Software-Overlays, um ihre Produkte von Teams aus schnell zu starten.

Mit diesen Anwendungen können Sie externe Anrufe tätigen. Sie platzieren sie jedoch nicht wirklich von Teams aus, sondern starten lediglich eine andere Anwendung. Dies ist zwar eine funktionelle Lösung, aber sie ist nicht integriert, und das bringt viele Nachteile mit sich.

Vorteile:

Auf den ersten Blick ist dies eine einfache Abkürzung für die Bereitstellung externer Anruffunktionen mit Teams.

• Es werden keine zusätzlichen Gebühren von Microsoft erhoben.
• Wenn Sie bereits eine dieser anderen Anruf-Apps verwenden, können Sie den Zugriff mit Teams etwas bequemer gestalten.
• Das ist ein schneller Weg, um die Arbeit zu erledigen.

Das Problem ist nur, dass die Arbeit nicht wirklich erledigt wird.

Nachteile:

Zusätzliche Apps sind nicht integriert und lösen nicht das Problem, dass man mit Teams keine Anrufe tätigen kann.

• Bei eingehenden Anrufen klingelt nicht der Microsoft Teams-Client, sondern die Drittanbieter-App.
• Diese Lösungen können auch relativ teuer sein. Die Preise variieren jedoch erheblich je nach der spezifischen Anwendung eines Drittanbieters.

Das Ergebnis ist:

• Mehrere Zugangspunkte: Ohne die Möglichkeit, mit Teams einen externen Anruf zu tätigen, müssen sich die Benutzer bei mehreren Geräten und Systemen anmelden.
• Hardware-Duplizierung: Sie müssen möglicherweise in unnötige Benutzergeräte und Infrastruktur investieren.
• Dezentralisierte Informationen: Anrufprotokolle, Kontakte, Nachrichtenverläufe und mehr sind immer schwerer zu finden und werden in verschiedenen Anwendungen gespeichert.
• Inkonsistente Arbeitsabläufe: Der Wechsel zwischen Geräten und Schnittstellen ist eine Herausforderung für Schulung, Einarbeitung und Support. Es ist auch einfach ineffizient.
• Keine föderierte Präsenz: Die Verwendung mehrerer Anwendungen verhindert, dass Benutzer ihren Status zentral aktualisieren und von Präsenzbenachrichtigungen über alle Geräte und Kommunikationskanäle hinweg profitieren können.

Option 3: Microsoft-Telefonanlage und Anrufplan

Das ultimative Ziel sollte es sein, Teams zu Ihrem einzigen Tool für die geschäftliche Zusammenarbeit zu machen. Das bedeutet integrierte externe Anrufe – und das Tor zu diesem Ergebnis ist Microsoft Phone System.

Phone System ist die Antwort von Microsoft auf eine PBX (Private Branch Exchange). Es bietet Funktionen zur Anrufverwaltung und -steuerung. Es ist im Lieferumfang von Microsoft/Office 365 E5 enthalten, muss aber ansonsten als Add-on erworben werden. Das folgende Diagramm zeigt die Zusatzlizenzen, die für externe Anrufe erforderlich sind, je nachdem, welches Microsoft- oder Office 365-Paket Ihr Unternehmen besitzt.

Eine vollständige Übersicht über die Kaufoptionen und die Funktionen der Telefonanlage finden Sie in unserem Blog – Microsoft Phone System im Test.

Die Telefonanlage selbst bietet jedoch keine Funktionen für externe Anrufe. Dazu müssen Sie eine von zwei zusätzlichen Optionen hinzufügen:

• Microsoft Calling Plan (Inland oder Inland und Ausland).
• Eine Integration von Drittanbietern(wir kommen in Option 4 darauf zurück).

Was ist der Microsoft Calling Plan?

Der Microsoft Calling Plan ist die von Microsoft bereitgestellte Option zum Tätigen von Standardanrufen mit Teams. Sie benötigen eine Telefonanlagenlizenz, um den Anrufplan zu aktivieren. Je nach Ihren anderen Microsoft-Lizenzen können Sie diesen Kauf jedoch möglicherweise bündeln.

Vorteile:

Telefonanlage mit Ruftarif ist eine gute Lösung für Ihr Unternehmen, wenn:

• Calling Plan ist in Ihrer Region verfügbar – es gibt Einschränkungen.
• Sie möchten, dass Ihre Lösung vollständig von Microsoft gehostet wird.
• Sie haben keine besonders anspruchsvollen Anrufanforderungen.

Nachteile:

Die begrenzte regionale Verfügbarkeit von Calling Plan kann ein Problem darstellen. Es gibt jedoch eine Reihe von Problemen, denen Sie unabhängig von Ihrem Standort begegnen werden.

• Die Preisgestaltung ist kompliziert und teuer: Die gesamten zusätzlichen Kosten hängen von Ihren bestehenden Lizenzen und Ihrer geografischen Lage ab, und Sie müssen sich über die Einzelheiten informieren. Außerdem müssen Sie sowohl einen Anrufplan als auch eine Telefonanlage erwerben. Aber insbesondere im Vergleich zu einigen Direct Routing-Optionen(siehe Option 4) ist der Calling Plan die teurere Wahl – mit Preisen pro Benutzer und Anforderungen für Mehrfachlizenzen.
• Es gibt Probleme mit der Kompatibilität der Endgeräte: Bei der Verwendung von Telefonanlage und Anrufplan sind Sie auf die von Microsoft unterstützten Endgeräte und Handsets beschränkt. Dies kann zu zusätzlichen Hardware-Investitionen führen und dazu, dass Sie Ihre bevorzugten Geräte nicht mehr verwenden können.
• Die Telefonanlage ist keine echte Nebenstellenanlage: Das grundlegende Problem von Calling Plan ist, dass es sich auf die Telefonanlage als Steuerungs- und Berichterstattungsinstrument verlässt. Im Vergleich zu einer Standard-Telefonielösung lässt Phone System viel zu wünschen übrig. So gibt es beispielsweise keine Anrufaufzeichnung oder benutzerspezifische Berichte oder Kontrollen. Und die Funktionen zur Verwaltung von Anrufwarteschlangen sind einfach nicht für Umgebungen mit hohem Anrufaufkommen geeignet.

Im Grunde genommen wird Calling Plan von der Telefonanlage im Stich gelassen, die die Funktionalität eines echten Unternehmenstelefonsystems nicht wirklich nachbilden kann. Calling Plan and Phone System ermöglicht es Ihnen, externe Anrufe mit Teams zu tätigen, aber es ist unwahrscheinlich, dass Sie Ihre bestehende Telefonanlage durch Teams ersetzen können. Dies macht den Sinn einer einheitlichen Kommunikation zunichte und kann teurer sein als anspruchsvollere Direct-Routing-Optionen.

Option 4: Direktes Routing mit Teams

Eine Telefonanlagenlizenz öffnet auch die Tür zum „Direct Routing„. Diese Option verbindet Teams mit einem standardmäßigen PSTN(Public Switched Telephone Network)-Träger, wodurch Teams mit einem herkömmlichen Telefonnetz zusammengeführt wird. Mit dieser Option wird die Telefonanlage effektiv zu einer vorausgesetzten Lizenz und wird funktionell durch eine echte PBX ersetzt.

Direct Routing ist eine wirklich einheitliche Lösung. Mit dieser Option können Sie nicht nur externe Anrufe von Teams aus tätigen, sondern Teams wird zum zentralen Knotenpunkt Ihrer gesamten Telefonanlage. Mit Direct Routing können Sie:

• Stellen Sie ein voll funktionsfähiges Telefonsystem direkt aus Teams heraus bereit.
• Vereinheitlichen Sie Ihre Infrastruktur für Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Verwandeln Sie Teams in eine vollständige Plattform für die geschäftliche Zusammenarbeit.

Wir, Callroute, bieten eine Direct Routing-Lösung an. Wir können nicht jedes Produkt auf dem Markt im Detail vorstellen, aber wir können die Funktionalität von Callroute nutzen, um die Vorteile eines Telefonanrufs mit Direct Routing zu erklären.

• Sofortige Integration: Callroute hat den Integrationsprozess automatisch konfiguriert. Das bedeutet, dass wir Sie innerhalb von Minuten für Anrufe von Teams einrichten können (vorausgesetzt, Sie haben die richtigen Voraussetzungen), während die meisten anderen Direct Routing-Anbieter bis zu sieben Tage benötigen. Wir können auch Altgeräte wie Telefonanlagen in eine zentrale Plattform integrieren.

• Flexibel und erschwinglich: Wir berechnen pro Kanal und nicht pro Benutzer. Das bedeutet, dass Sie Ihre Benutzer über mehrere Telefonleitungen zusammenfassen, so dass Sie für die Kapazität zahlen, die Ihr Unternehmen benötigt, und nicht für jeden Benutzer. Die automatische Skalierung erweitert die Kapazität bei steigender Nachfrage, so dass niemand jemals ein Besetztzeichen hört. Insbesondere im Vergleich zu Microsoft Calling Plan bietet dies ein besseres Ergebnis bei geringeren Kosten.

• Einheitlich und vollständig: Sie schließen Teams an ein voll funktionsfähiges Telekommunikationsnetz an. Sie erhalten die Berichte, die Sicherheit und die erweiterten Anruffunktionen, die Sie benötigen, um die Kommunikation zu vereinheitlichen, die Infrastruktur zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu optimieren. Umfassende Forschung in Kombination mit unserem Hintergrund in der Unternehmenstelefonie hat es ermöglicht, Callroute als eine hochentwickelte Lösung zu entwickeln, die in der Lage ist, bestehende Telefonsysteme zu ersetzen.

• Globale Reichweite: Kaufen Sie Vorwahlen aus einem Katalog mit über 10 Millionen Nummern, mit einfachen internationalen Tarifen und globalen Tarifen. Callroute ermöglicht globale Reichweite zu erschwinglichen Tarifen.

• Verwalteter Dienst: Einrichtung und Kundenbetreuung sind im Callroute-Service enthalten, ohne versteckte Kosten. Bei Bedarf können wir auch Nummern portieren (einschließlich internationaler Nummern).

Um herauszufinden, welche Microsoft-Lizenzen Sie benötigen, um mit Direct Routing zu beginnen, lesen Sie unseren einfachen Leitfaden.

Schaffung einer vollständigen Plattform für die Zusammenarbeit von Unternehmen

Microsoft Teams allein bietet alle Kanäle, die Sie für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit benötigen: Chat, Video- und Audioanrufe, Dateifreigabe, unternehmensweite Ankündigungen und persönliche Nachrichten.

Die Schwachstelle ist die Ermöglichung der externen Kommunikation. Wir sind der Meinung, dass die Integration von Teams in die reale Welt der Telefonie das Beste ist.

Callroute ist nicht die einzige Option auf dem Markt. Wenn Sie jedoch Ihre gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit mit Teams vereinheitlichen möchten, ist dies unserer Meinung nach der beste Startpunkt. Wir bieten Unternehmen einen kostenlosen Kanal auf Lebenszeit statt einer zeitlich begrenzten Testphase, 250 Minuten und 1 zugewiesene britische Nummer, keine Karte erforderlich. Führen Sie in wenigen Minuten externe Anrufe von Teams aus .