5 Tipps, um mehr aus Microsoft Teams herauszuholen

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Die Nutzung von Microsoft Teams hat inzwischen 145 Millionen täglich aktive Nutzer erreicht, was die steigende Beliebtheit des Programms im Bereich der Zusammenarbeit unterstreicht. Die Technik ist jedoch nur so gut wie ihre Nutzer. Wenn Teams eine vollständige Plattform für die Zusammenarbeit im Unternehmen sein soll, ist mehr als nur der Installationsprozess erforderlich. Der Aufbau von Prozessen, die Nutzung der Ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen und die Integration von Teams in Ihre breiteren Arbeitsabläufe und Werkzeuge sind entscheidend für effektive Arbeitsabläufe. Das müssen Sie:

  • Entwicklung eines Plans für die Umsetzung
  • Sie haben ein detailliertes Verständnis der Funktionalität
  • Unterstützung einer umfassenderen Integration

Obwohl dieser Artikel den Benutzern helfen soll, ist es unser Ziel, den Teams-Administratoren die besten Praktiken zu erläutern und Ihrer gesamten Organisation zu helfen, mehr aus Teams herauszuholen und besser, intelligenter und schneller zusammenzuarbeiten. Einige davon sind einfache Änderungen, andere sind von größerem Umfang. Wenn es richtig gemacht wird, kann Teams sogar zu einer Drehscheibe für externe Kommunikation werden.

1. Integration der Telefonie mit Teams

Das Fehlen, einen einfachen Telefonanruf zu tätigen, ist eine große Schwäche von Teams – und allen anderen Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Obwohl Sie problemlos einen Audio- oder Videoanruf mit anderen Teams-Benutzern tätigen können, fällt Teams als Plattform für die externe Kommunikation aus.

Die Lösung dieses Problems ist komplizierter als einige der anderen Tipps in dieser Liste. Es ist aber auch der Dreh- und Angelpunkt für die Umwandlung von Teams in eine vollständige Plattform für die geschäftliche Zusammenarbeit. Indem Sie die Möglichkeit hinzufügen, Anrufe innerhalb von Teams zu tätigen und entgegenzunehmen, können Sie Ihr gesamtes Unternehmenskommunikationssystem zentralisieren. Die Nutzer können jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen und nach Belieben zwischen den Kanälen wechseln.

Wie wird das gemacht?

Es gibt zwei grundlegende Optionen für die Integration von Anruffunktionen in Teams. Die Größe Ihres Unternehmens, der Grad der Komplexität, den Sie benötigen, und Ihre vorhandene Infrastruktur haben alle Auswirkungen auf die richtige Wahl. Besuchen Sie unseren Blog Telefonanrufe mit Microsoft Teams wenn Sie alle Details wissen möchten. Die Kurzversion lautet:

Machen Sie Microsoft zu Ihrem Telefonanbieter: Microsoft ist bereit, Ihre Telefoniebedürfnisse über eine Reihe von verschiedenen Paketen zu übernehmen. Im Grunde läuft alles auf das Microsoft Phone System hinaus und Microsoft Calling Plan. Die Telefonanlage ist Microsofts Version einer PBX, und der Calling Plan verbindet die Telefonanlage mit dem PSTN. Unabhängig davon kostet die Telefonanlage £6 pro Benutzer/Monat und der Anrufplan £9 pro Benutzer/Monat – wobei der Preis für internationale Pläne auf £18,10 ansteigt.

Mit dieser Lösung können Sie Anrufe mit Teams tätigen. Aber es bietet nicht die voll funktionsfähige Steuerung, die die meisten Benutzer von einer Telefonanlage erwarten würden. So ist beispielsweise die Kontrolle der Warteschlangen begrenzt und es gibt keine Berichtsfunktionen. Infolgedessen müssen Unternehmen häufig parallel zu Teams eine Telefonie-Infrastruktur unterhalten, was das übergeordnete Ziel der Zentralisierung der Unternehmenskommunikation verhindert. Außerdem gibt es Probleme mit der Kompatibilität von Endgeräten und Telefonen mit Calling Plan.

Direktes Routing mit Drittanbietern: Mit einer Telefonanlagenlizenz können Unternehmen den Microsoft Calling Plan umgehen und Teams direkt mit einer echten Telefonanlage, einem SBC (Session Border Controller) und dem öffentlichen Telefonnetz verbinden. Letztlich gibt es beim Direct Routing eine große Variabilität. Die Preise und Funktionen variieren je nach Drittanbieter.

Wenn Sie die richtige Wahl treffen, können Sie schnellere und kostengünstigere Lösungen anbieten und die Infrastruktur Ihres Unternehmens vereinfachen, indem Sie Ihre Telefonie in Teams vereinheitlichen.

Callroute bietet eine Reihe von einzigartigen Vorteilen, die auf dem Nutzen anderer Direct Routing-Anbieter aufbauen. Wir bieten Preise pro Kanal. Dies unterscheidet sich von den Preisen pro Nutzer, die bei anderen Direct Routing-Anbietern üblich sind. Sie zahlen nur für die Kapazität, die Ihr Unternehmen benötigt, und nicht für jeden Benutzer, was Kosteneinsparungen von bis zu 60 % ermöglicht. Sie können sich für eine Demo anmelden with our free channel for life. Einfach anmelden und in wenigen Minuten integrieren, keine Karte erforderlich. Wenn Sie daran interessiert sind, Teams in die Telefonie zu integrieren, ist dies ein guter Ausgangspunkt.

Telefon-Symbol

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2. Weiterleitung von E-Mails an Teams-Benutzer und -Kanäle

Die E-Mail spielt nach wie vor eine wichtige Rolle bei der internen und externen Kommunikation. Die Integration von E-Mails in Teams ist ein weiterer wichtiger Schritt zur Schaffung einer voll funktionsfähigen Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation. Ein zentraler Zugriff auf die Informationen verbessert die Arbeitsabläufe und sorgt dafür, dass nichts mehr übersehen wird. Glücklicherweise ist es einfacher, E-Mail-Funktionen zu Teams hinzuzufügen als echte Anruffunktionen.

Wie wird das gemacht?

Die Antwort hängt von Ihrem E-Mail-Anbieter ab. Für Microsoft Outlook-Benutzer gibt es eine Menge nativer Funktionen. Wenn Sie Google Mail oder einen anderen Anbieter verwenden, müssen Sie ein Integrationstool nutzen.

Mit Microsoft Outlook: Microsoft hat versucht, sein Ökosystem zu nutzen, um Teams von Konkurrenten wie Slack zu unterscheiden. Die einfache Freigabe von Informationen zwischen Outlook und Teams ist einer dieser Vorteile.

Sie können Teams-Besprechungen von Outlook aus einrichten, und seit Anfang 2020 können Sie auf einen „Share an Teams“, mit der Sie E-Mails direkt an einen Kanal weiterleiten können.

Umgekehrt können Sie in Teams eine kanalspezifische Outlook-E-Mail-Adresse generieren. Auf diese Weise können Benutzer alle Informationen, die sie per E-Mail erhalten haben, an diese Adresse weiterleiten, so dass sie im entsprechenden Teams-Kanal angezeigt werden.

Mit Google Mail: Wenn Sie Outlook nicht verwenden möchten, ist die Integration zwischen Teams und E-Mail nicht so eng, aber Sie können eine ganze Reihe von Funktionen nutzen. Für Google Mail sollte Zapier Ihr bevorzugtes Integrationstool sein. Zapier kann kostenlos ausprobiert werden, aber Sie sind auf 100 Aufgaben pro Monat beschränkt und können nur fünf „Zaps“ (automatisierte Aufgaben) zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv haben. Kostenpflichtige Konten beginnen bei 15 £ pro Monat.

Mit Zapier können Sie innerhalb von Teams Auslöser erstellen, die auf einer Vielzahl von voreingestellten Befehlen basieren, darunter:

  • Neue Emails
  • Neue Anhänge
  • Neu beschriftete Emails
  • Neue Themen

Sie können dann Aktionen einrichten und die Integration rückgängig machen, indem Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu Vorgängen in Teams erhalten.

Insgesamt wird die Verwendung von Outlook mit Teams die Integration und den Informationsaustausch verbessern – wir werden das Microsoft-Ökosystem weiter ausbauen. Aber wie bei Telefongesprächen sind Sie dadurch in Bezug auf die Kompatibilität unter Zugzwang. Anders als bei Telefongesprächen ist die Nutzung der Microsoft-Antwort in diesem Fall jedoch billiger.

3. Gastbenutzer hinzufügen

Ein zentrales Ziel dieses Artikels ist es, zu erklären, wie Sie Ihre Anwendung von Teams auf breitere Geschäftsprozesse ausweiten können. Teams müssen sich nicht auf die interne Kommunikation beschränken. Die Einbindung externer Benutzer ist eine gute Möglichkeit, umfassend zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass Informationen regelmäßig ausgetauscht werden.

Bei den Gastnutzern kann es sich um Freiberufler oder Auftragnehmer handeln, aber auch um Kunden. B2B-Unternehmen profitieren von einer schnellen Kommunikation mit ihren Kunden, die vollständig in Teams abgewickelt werden kann, um die Zusammenarbeit, Geschwindigkeit und Transparenz zu verbessern.

Wie wird das gemacht?

Um Gäste hinzufügen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass dies im Microsoft 365 Admin Center aktiviert ist. Dann können alle Benutzer Gäste einladen. Im Teams Admin Zenter können Sie dann die Möglichkeiten der Gäste erweitern, indem Sie den Gastzugang innerhalb von Team aktivieren.

Sobald Sie diese Einstellungen aktiviert haben, können Benutzer einfach Gäste zu einzelnen Kanälen hinzufügen, indem sie sie einladen. Gäste benötigen eine Firmen- oder persönliche E-Mail-Adresse und ein Microsoft 365-Arbeits- oder Schulkonto. Wenn sie noch kein Konto haben, werden sie aufgefordert, ein kostenloses Konto zu erstellen.

4. Gewährleistung einer soliden Benutzerschulung

Sie benötigen eine Reihe von Schulungsprotokollen, um sicherzustellen, dass die Benutzer das Potenzial von Teams voll ausschöpfen. Dies ist kein technischer Tipp, aber er ist vielleicht wichtiger als alles andere auf dieser Liste. Ohne Anleitung ist es wahrscheinlich, dass Teams nur eines von mehreren Kommunikationsinstrumenten wird, was die Zusammenarbeit beeinträchtigt und die Rentabilität der Investition verringert.

Die Organisationen müssen sicherstellen, dass alle technischen Investitionen den Benutzern in angemessener Weise vorgestellt werden. Jeder muss die besten Praktiken kennen und Zugang zu Schulungsressourcen haben. Ein paar gute Tipps für Microsoft Teams sind:

  • Wie man Telefonate mit Teams führt:
    Wenn Sie in Anruffunktionen investieren, müssen Sie sicherstellen, dass Teams tatsächlich als Drehscheibe für die externe Kommunikation genutzt wird.
  • Mobiler Zugang:
    Teams kann problemlos auf einer Reihe von Geräten verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass sich die Benutzer über ein Mobiltelefon anmelden können, um die Flexibilität des Systems erheblich zu erhöhen.
  • Abkürzungen:
    Teams-Benutzer können ihre Arbeitsabläufe mit einer Reihe von Tastenkombinationen beschleunigen. Durch Schulungsressourcen können Teams viel schneller eingesetzt werden.
  • Rollen der Sitzung:
    Die Benutzer können zwischen drei verschiedenen Meeting-Rollen wählen (Organisator, Moderator und Teilnehmer), um Meetings zu beschleunigen und den Zugriff auf Berechtigungen zu kontrollieren.
  • SharePoint verwenden:
    Teams lässt sich direkt in Microsofts SharePoint integrieren, was die gemeinsame Nutzung großer Dateien und die Zusammenarbeit über Office Online oder Office-Desktop-Anwendungen erleichtert.

Wie wird das gemacht?

Die Ausbildung hängt davon ab, dass man sich hinsetzt und Einarbeitungsunterlagen erstellt. Sie können nach Online-Ressourcen suchen – Microsoft verfügt über einen großen Bestand an technischer Dokumentation im Internet. Aber dieses Material ist schwierig zu handhaben. Die Erstellung eigener, vereinfachter Dokumente, die die wichtigsten Anwendungsfälle für Ihr Unternehmen hervorheben, ist ein weitaus effektiverer Weg, um ein grundlegendes Verständnis sicherzustellen. Für weitergehende Problemlösungen können Sie dann auf Microsoft-Ressourcen zurückgreifen.

Sie sollten auch die demografischen Merkmale Ihrer Nutzer berücksichtigen. Jüngere Nutzer haben wahrscheinlich ein besseres Grundverständnis dafür, wie eine Plattform wie Teams funktioniert. Allerdings nehmen jüngere Nutzer Schulungsmaterial auch seltener ernst, was ein weiteres Hindernis für die „richtige“ Einführung darstellt.

Und schließlich lohnt es sich zu beobachten, wie Ihre Benutzer mit Teams interagieren. Sie könnten in Tools von Drittanbietern investieren. Teams bietet jedoch grundlegende Tools zur Aktivitätsüberwachung, mit denen Sie feststellen können, wie häufig die Benutzer die verschiedenen Arten der Zusammenarbeit und Kommunikationsfunktionen nutzen.

5. Investieren Sie in das Microsoft-Ökosystem

Microsoft hat Teams definitiv so konzipiert, dass es am besten innerhalb seines Ökosystems funktioniert. Dies hilft Microsoft nicht nur beim Upselling und Cross-Selling von Produkten, sondern ist auch ein Differenzierungsmerkmal. Unabhängige Kollaborationsplattformen können nicht die native Integration mit einer breiten Palette von Geschäftsanwendungen bieten, die Microsoft zu bieten hat.

Das bedeutet nicht, dass Sie nur Microsoft-Produkte verwenden müssen. So kann es beispielsweise bei den Anruffunktionen und Endgeräten billiger und effektiver sein, über Microsoft hinauszugehen. Wenn Sie jedoch Teams verwenden, aber auch G-Suite-Anwendungen wie Google Text & Tabellen nutzen, entgehen Ihnen einige Funktionen.

Wie wird das gemacht?

Jedes Unternehmen sollte seine IT- und Anwendungsinfrastruktur regelmäßig überprüfen und überlegen, was überflüssig ist, was veraltet und was kritisch ist. Als Nutzer von Teams ist es sinnvoll, Microsoft-Anwendungen in diesem Prozess Priorität einzuräumen.

Die Verwendung von Teams bedeutet jedoch nicht, dass Sie vollständig auf die Microsoft-Umgebung beschränkt sind. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile von Veränderungen abzuwägen. Zu den negativen Aspekten könnte auch die Herausforderung gehören, die Benutzer mit einer neuen Anwendung umzuschulen.

Auch hier sind die Anruffunktionen eine Kategorie, in der Sie eine größere Kompatibilität, günstigere Tarife und eine schnellere Integration mit Drittanbietern erhalten. Setzen Sie keine „Scheuklappen auf“, aber bedenken Sie die Vorteile einer stärkeren Investition in das Microsoft-Ökosystem.

Verwenden Sie Teams auf Ihre Weise

Unabhängig davon, wie Sie die Nutzung von Teams organisieren, stellen Sie sicher, dass sie mit Ihren geschäftlichen Anforderungen übereinstimmt. Kaufen Sie keine Lizenzen oder Funktionen, die Sie nicht nutzen werden, und setzen Sie Prioritäten bei den Investitionen, die für Ihren Betrieb entscheidend sind.

Unser zentraler Ratschlag ist, die Kommunikation innerhalb der Teams zu zentralisieren und zu vereinheitlichen. Wenn Sie Ihre Chat-, Dateifreigabe- und Anruffunktionen in einem einzigen Tool zusammenfassen (sowohl für die externe als auch für die interne Kommunikation), wird die Zusammenarbeit verbessert und der Informationsaustausch vereinfacht. Teams ist eine flexible Plattform. Diese Feinheiten zu verstehen, ist der Schlüssel, damit Teams für Sie arbeiten können. Direct Routing ist ein guter Ausgangspunkt. Wenn Sie sehen möchten, wie es für Ihr Unternehmen funktioniert, starten Sie mit unserem kostenlosen Kanal auf Lebenszeit, keine Karte erforderlich.

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